Är du Heimstadens nya Office Manager i Malmö?

Är du vår nästa oumbärliga kollega inom kontorsservice till huvudkontoret i centrala Malmö? Vi är i behov av ännu mer fantastisk service, där du helt enkelt nu har möjligheten att bli spindeln i nätet, trivselspridare, ordningsperson och stöttepelare. Vi hoppas att du är den vi söker!
På vårt kontor i Malmö är det alltid fullt upp - vi har många besökare som ska leverera, hämta eller besöka, många mötet som pågår samtidigt, säsonspyntning och det viktigaste av allt; service i vardagen gällande allt från problem med skrivaren till lunchbeställningar och kontorslayout. För att hinna med och fortsätta leverera lika god service med kvalitét, behöver vi din hjälp där du kommer att vara ansvarig för kontoret och ha tre studentmedarbetare till din hjälp. Du rapporterar till VD-assistent och tillsammans är ni det team vi aldrig klarat oss utan!
Vad innebär rollen?
Ditt huvuduppdrag som Office Manager är att ta huvudansvar för att skapa ett trivsamt kontor med ordning och reda såväl i lokalen som vad gäller de administrativa uppgifterna. Du säkerställer ett förstklassigt bemötande av alla externa besökande såväl som interna kollegor.
Ingen dag den andra lik (oavsett hur klyschigt det låter) - det är högt och lågt där du under en dag kan ha förberett för tre olika möten, skickat sju DHL-paket, förberett inför att en ny kollega ska börja hos oss, sett över planeringen för en kommande AW jagat hyresvärden för att få hjälp med ventilationen. Plus gjort det där "vanliga" som att säkerställa att alla medarbetare har det så bra som möjligt och svarat på frågor mellan himmel och jord. 
Exempel på arbetsuppgifter är:
Ansvara för reception och att ta emot besökande
Förbereda och supporta vid externa och interna möten
Säkerställa att städning/växtskötsel fungerar och att det är mycket god ordning i lokalerna och kök/gym etc.
Ansvara för säsongspyntning och fika tex påsk, jul, kanelbullensdag osv samt organisera interna event
Ansvara för posthantering
Ansvara för beställningar till kontoret tex tillse att kontorsutrustning fungerar och kontorsmaterial alltid är påfyllt
Supporta vid uppvaktningar, tillställningar samt mottagandet av nyanställda
Vara behjälplig med övriga projekt som man hittar - tro oss, det finns alltid något!
Vad behöver du kunna för att klara av utmaningen?
I vår snabba, entreprenöriella (ja, du kan tolka det som ibland något röriga) miljö, har du:
Minst tre års erfarenhet från rollen som Office Manager, då även gärna med erfarenhet av personalansvar
Lägst en Gymnasieexamen
Flytande i svenska och engelska i tal och skrift – fler språk är meriterande
Bra kunskap i MS Office och Office Management Software, kunskaper i ppt, Excel mm är meriterande
B-körkort och körvana
Vem är du?
Du beskrivs som en glad person som ger energi och älskar att leverera service -du får en kick av att se andra bli mer effektiva/glada/mätta tack vare dig!
Du har ett naturligt driv med en egen initiativförmåga och som har struktur och ordning i dig, samtidigt som du har den nästan omöjliga kombinationen att vara flexibel och kunna ta snabba beslut och tvära kast i agendan. I din natur är du modigoch arbetar hela tiden för att hitta smarta(re) sätt att jobba. För att fixa vår miljö är du stresstålig – och med förmåga att prioritera.
Utöver detta har du en naturlig förmåga att skapa och upprätthålla relationer, både till kollegor, kunder och entreprenörer då du är en person som håller vad du lovar. Har du dessutom humor och glimten i ögat, bör du inte tveka att söka för att bli en del av vårt team!
Rollen innefattar stora kontaktytor både internt och externt. Därmed förväntas du vara en ledstjärna och förebild för våra värderingar CARE, DARE, SHARE och dela vårt mål om att vara ett Friendly Workplace. Mer om detta kan du läsa här.
Vad Heimstaden erbjuder dig 
Hos Heimstaden erbjuds du ett ansvarsfullt och utvecklande arbete med spännande arbetsuppgifter . Du har stor frihet under ansvar, goda utvecklingsmöjligheter internt och får jobba med massor av väldigt trevliga människor varje dag!

Välkommen med din ansökan! 
Senast den 31 maj behöver vi din ansökan, men då vi kan komma att göra ett löpande urval rekommenderar vi att du söker redan idag.
Vi väntar på dig - vad väntar du på?