Är du vår nya oumbärliga Kontorsassistent?

Vi söker en ny Kontorsassistent till vårt lokala förvaltningskontor på Möllevången i Malmö som kan bli vår nya spindel i nätet, trivselspridare, ordningsperson och stöttepelare. Kan det vara dig vi söker?
Hur ser en vanlig dag ut?
Du börjar dagen med att ta en kopp kaffe med dina kollegor och kollar sedan av din mail – stämmer av vilka entreprenörer som under dagen ska komma in och låna nycklar inför service, vilka kunder som ska signera hyresavtal under dagen samt att det finns ordentligt till frukosten.
Efter det öppnar du kontoret för våra kunder och pratar med en kollega som behöver hjälp att förbereda inför nyckelutlämningar till månadsskiftet, följt av en härlig lunch med kollegorna på kontoret.
Dagen fortsätter med att du pratar med en hyresgäst som har synpunkter på tvättstugan, en annan som skulle vilja ha en annan tapet i sitt sovrum och innan du går hem kontrollerar du dina mail igen, ringer några samtal och förbereder sedan inför morgondagens många kontraktsskrivningar.
I den här rollen arbetar du självständigt men också som en del i ett team där vi skapar en verksamhet och kultur som gör att våra hyresgäster upplever oss som en god hyresvärd. Du har en oerhört viktig roll i kundupplevelsen, då du i många fall är den första personliga kontakten som våra kunder har med oss.
I uppgifterna ingår att:
Ansvara för receptionen och att ta emot besökande  
Säkerställa att städning/växtskötsel fungerar och att det är mycket god ordning i lokalerna och kök etc.
Ansvara för säsongspyntning och fika (jul, kanelbullens dag, påsk m.m.)
Ansvara för posthanteringen (sortera och dela ut på kontoret, skicka rek.brev osv.)
Beställningar till kontoret t.ex. tillse att kontorsutrustning fungerar och kontorsmaterial alltid är påfyllt (kopiator, frankeringsmaskin m.m.)  
Organisera ev. kundevent på kontoret  
Organisera interna event så som AW, sommarfest m.m.
Supporta vid uppvaktningar, tillställningar samt mottagande av nyanställda (sätta i ordning rum, ordna blommor m.m.)  
Vara lokalansvarig för kontoret; ansvara för utlämning av nycklar, tags mm. Hantera poolbil, lånecyklar m.m.  
Vara kontaktperson gentemot vår hyresvärd; felanmälningar osv.
Om utrymme och tid finns, hjälpa till med enklare administrativa uppgifter såsom kopiering, enklare skrivarbete m.m.
Så vem söker vi?
För att klara av utmaningen att fungera som Kontorsassistent i vår snabba, entreprenöriella (ja du kan tolka det som ibland något röriga) miljö har du: Minst tre års erfarenhet från roller i reception eller som assistent/administratör, lägst en gymnasieexamen och du uttrycker dig flytande i svenska och engelska i tal och skrift. Andra språk är meriterande. Vi ser gärna att du kunskap i MS Office paketet, kunskaper i ppt, excel mm. B-körkort är ett krav.
Som person är du en glad, energispridare och duktig kommunikativt. Har service i blodet - du får en kick av att se andra bli mer effektiva/glada/mätta tack vare dig. Du är driven med egen initiativförmåga och med mod att ifrågasätta och hela tiden jobba för att hitta smarta (re) sätt att jobba. För att fixa vår miljö är du stresstålig – och med förmåga att prioritera. Du behöver vara strukturerad och organiserad – med den nästan omöjliga kombinationen att samtidigt vara flexibel och kunna ta snabba kast i agendan.Är du dessutom någon med glimten i ögat som vill vara med i vårt team med Heimkänsla och ambitiösa mål, så kommer du trivas hos oss!
Heimstaden
Vi ser det som en självklarhet att du vill leva upp till våra kärnvärden Care, Dare & Share. Vill du veta mer om vad våra medarbetare tycker om hur det är att arbeta hos oss, kan du läsa mer här: https://heimstaden.com/jobba-har/
Ansökan
Personligt brev och CV välkomnas senast den 15 mars 2020. Vi kan komma att göra löpande urval och intervjuer så vi välkomnar din ansökan redan idag