Arbeta som koordinator för konferensservice och deltagarhantering

Operativa mötesverksamheten, Sekretariatet för EU-möten i Sverige, SES23
I samband med Sveriges mötesverksamhet under ordförandeskapet i ministerrådet finns ett spännande uppdrag; att få arbeta med att koordinera konferensservice och deltagarhantering. Vi söker ett antal medarbetare och låter det roligt och utmanande, då kan det här kan vara jobbet för dig!

Vi erbjuder ett unikt, spännande och utåtriktat arbete. Ett arbete som kräver förmåga att kunna urskilja väsentligheter i komplexa och utmanande situationer. Du kommer, i samarbete med både interna och externa aktörer, få åstadkomma resultat som gör skillnad för det svenska ordförandeskapet.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Mellan den 1 januari och den 30 juni 2023 är Sverige ordförande i Europeiska unionens råd, även kallat ministerrådet. Under det svenska ordförandeskapet kommer ett stort antal högnivåmöten och internationella tjänstemannamöten genomföras i Sverige med där tillhörande medieintresse.

Sekretariatet för EU-möten i Sverige samordnar mötesverksamheten. Det praktiska och logistiska arbetet ska säkerställa väl genomförda möten som genomsyras av bland annat kostnadseffektivitet, klimatsmarta lösningar och innovativa upplägg för såväl delegater som för medierepresentanter.

Vi söker nu ett antal medarbetare till de nyinrättade befattningarna som koordinatorer för konferensservice och deltagarhantering. Gruppen kommer ansvara för bl.a. hotellbokningar, rumsplanering och måltider. Även kringaktiviteter runt möten ingår samt bokning av tolkar. Vi söker även dig som har erfarenhet av ackrediteringssystem och deltagarhantering.

Arbetet sker i nära samarbete med leverantörer och det egna sekretariatets möteskoordinatorer, både i planeringen och genomförandet av mötena. Arbetet är ett lagarbete och en prestigelös inställning till arbetsuppgifterna krävs och du behöver vara beredd på att rycka in där det behövs!

Resor ingår i befattningen.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig som har en relevant gymnasieutbildning tillsammans med relevant arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig.


Du ska ha arbetat med möten, konferenser, eller event. Det krävs även att du har erfarenhet av arbete med hotell- och måltidsplanering och/eller tolkbokning och/eller ackreditering samt deltagarhantering.

Meriterande är erfarenhet från internationella möten, konferenser, event samt av att arrangera möten. Har du dessutom arbetat med tolksamordning och har erfarenhet av arbete inom Regeringskansliet är det också meriterande.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, och goda kunskaper i Officepaketet.

Har du körkort är det meriterande.  

Dina egenskaper
Du har en väl utvecklad samarbetsförmåga och ett relationsskapande förhållningssätt. Det krävs att du har stor förståelse för möteslogistik och säkerhet. Du har även en mycket god kommunikativ förmåga och är initiativtagande, drivande och flexibel.

Du är kvalitetsmedveten, strukturerad och självständig. Du behöver vara stresstålig, van av arbete med deadlines och van att arbeta med parallella möten samtidigt.

Som person har du hög integritet, gott omdöme och är säkerhetsmedveten.

Vi kommer att fästa stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt
Tidsbegränsad anställning till och med den 31 augusti 2023. Tillträde enligt överenskommelse.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet, kontakta gruppchef Erika Mejhert Seltborg tfn 08-405 15 64. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Eva Mörnås på 08-405 32 70. Fackliga kontaktpersoner är Johan Strokirk för Saco, Peter Backeus för ST och Erik Wilhelmsson för SEKO. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 6 mars 2022.

 


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.