Arbeta som projektledare för konferensservice

Operativa mötesverksamheten, Sekretariatet för EU-möten i Sverige, SES23
I samband med Sveriges mötesverksamhet under ordförandeskapet i ministerrådet finns ett spännande uppdrag; att få arbeta med att samordna gruppen för konferensservice. Tycker du det låter det roligt och utmanande, då kan det här kan vara jobbet för dig!

Vi erbjuder ett unikt, spännande och utåtriktat arbete. Ett arbete som kräver förmåga att kunna urskilja väsentligheter i komplexa och utmanande situationer. Du kommer, i samarbete med både interna och externa aktörer, få åstadkomma resultat som gör skillnad för det svenska ordförandeskapet.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Mellan den 1 januari och den 30 juni 2023 är Sverige ordförande i Europeiska unionens råd, även kallat ministerrådet. Under det svenska ordförandeskapet kommer ett stort antal högnivåmöten och internationella tjänstemannamöten genomföras i Sverige med där tillhörande medieintresse.

Sekretariatet för EU-möten i Sverige samordnar mötesverksamheten. Det praktiska och logistiska arbetet ska säkerställa väl genomförda möten som genomsyras av bland annat kostnadseffektivitet, klimatsmarta lösningar och innovativa upplägg för såväl delegater som för medierepresentanter.

Vi söker nu en projektledare till konferensservice som i nära samarbete med leverantörer och sekretariatkollegor kommer att ansvara för konferensservicen under ordförandeskapet, både under planeringen och genomförandet.

Projektledaren ska på ett självständigt sätt arbeta tillsammans med ett antal koordinatorer och fördela arbetsuppgifterna mellan medarbetarna i gruppen. Projektledaren kommer också att ha ett nära samarbete med leverantörer och ska tillsammans med dem se till att mötena genomförs med hög kvalitet utifrån departementens önskemål, avtal och kostnadseffektivitet. 

Det kan vara snabba förändringar på kort varsel och nära inpå leverans, vilket innebär att det krävs stor flexibilitet, gott omdöme och beslutsförhet. I rollen ingår också att kunna prioritera och urskilja vilka frågor som behöver lyftas till en högre nivå och vad som kan lösas direkt med tex leverantören.

Exempel på arbetsuppgifter är att ansvara för bokning av hotellrum, fördelning av rum, måltidshantering och kringaktiviteter. Ansvaret innebär många kontakter både internt och externt ocevh kräver en god samarbets- och kommunikationsförmåga.

Genomförandet av samtliga möten sker tillsammans med alla delar av SES23 och ställer krav på prestigelöst arbete.

Resor ingår i befattningen.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig som har en relevant gymnasieutbildning tillsammans med relevant arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig. Projektledarutbildning är meriterande.

Du ska ha arbetat som projektledare, samordnare, koordinator, eller ha annan relevant erfarenhet. Rollen kräver att du har planerat och genomfört ett stort antal möten såväl fysiskt som digitalt, samt hybridmöten och har erfarenhet av konferenser och event.
Eftersom det ingår i rollen att arbeta med hotellbokningar, måltidsplanering, deltagarhantering och listhantering är sådan erfarenhet också ett krav.

Har du erfarenhet av internationella möten är det meriterande, likaså om du har erfarenhet av Regeringskansliet, eller annan myndighet. Har du dessutom erfarenhet av arbetsledning är även det meriterande.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, och goda kunskaper i Officepaketet.

Har du körkort är det meriterande.  

Dina egenskaper
Du har en väl utvecklad samarbetsförmåga och ett relationsskapande förhållningssätt. Det krävs att du har stor förståelse för möteslogistik och säkerhet. Du har även en mycket god kommunikativ- och samarbetsförmåga.

Du är kvalitetsmedveten, strukturerad och självständig. Du behöver vara stresstålig, van av arbete med deadlines och kunna fatta beslut.
Ditt förhållningssätt är professionellt och serviceinriktat.

Som person har du hög integritet, gott omdöme och är säkerhetsmedveten.

Övrigt
Tidsbegränsad anställning till och med den 31 augusti 2023. Tillträde enligt överenskommelse.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet, kontakta gruppchef Erika Mejhert Seltborg tfn 08-405 15 64. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Eva Mörnås på 08-405 32 70. Fackliga kontaktpersoner är Johan Strokirk för Saco, Peter Backeus för ST och Erik Wilhelmsson för SEKO. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 6 mars 2022.

 


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.