Arbetsförmedlingen Direkt söker en administratör till Södertälje

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

Arbetsförmedlingen Direkt Södertälje/Globen har ca 50 medarbetare på respektive arbetsplats. Vi söker nu en administratör med uppdrag för arbetsplatsen i Södertälje.
Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår hemsida www.arbetsformedlingen.se.

Arbetsuppgifter


•
Att dokumenthantering och ekonomiadministration genomförs på ett korrekt sätt


•
Att meddela ansvarig handläggare eller chef när brister i beslut och underlag samt initiera kompetensutveckling för att alltid ha uppdaterade kunskaper inom sitt område.


•
Att på chefs uppdrag hantera verksamhetsnära aktiviteter enligt överenskommelse.


•
Att vara sekreterare vid möten och beställning av varor/tjänster.


•
Att hantera dokumenthantering: Diarieföring, arkivering, gallring, insortering, scanning, posthantering/ E-post


•
Att hantera ekonomiadministration: Leveranskontroll, fakturahantering, inköp.


•
Att informera/utbilda personal: Kompetensöverföring till andra medarbetare vid behov samt introduktion av nya medarbetare.


•
Att vara kontaktperson mot fastighetsägaren vid reparationer m.m. och även internt mot lokal och logistik.



Rollen kan komma att förändras i framtiden.

Kvalifikationskrav


• Fullgjord gymnasieutbildning. Alternativt att du innehar en anställning som administratör inom myndigheten.
• Minst 2 års arbetslivserfarenhet där arbetet till största del bestått av liknande administrativa arbetsuppgifter.
• Kunskaper inom dokumenthantering och diariefrågor.
• Goda kunskaper i ekonomiadministration såsom leverans- och fakturakontroll.
• Utbildning eller erfarenhet i registrering.
• Erfarenhet av servicearbete direkt med kunder, såsom arbetsgivare eller arbetssökande.
• Mycket goda kunskaper i MS Office.
• Goda kunskaper i svenska, god förmåga att formulera dig i tal och skrift.
• God läsförståelse i engelska

 

Meriterande
Meriterande med arbetslivserfarenhet av administrativa arbetsuppgifter från offentlig sektor. Du kan formulera dig kortfattat och tydligt i till exempel minnesanteckningar. Du har erfarenhet av att arbeta i aktiviteter med arbetsgivare med rekryteringsbehov.

Personliga egenskaper
Du förväntas vara serviceinriktad och ha god samarbetsförmåga. Du är strukturerad, noggrann, ansvarsfull och har en förmåga att arbeta självständigt. Hög integritet är ett krav. Du är förändringsbenägen samt har ett starkt intresse för administrativt arbete. Förkunskaper om Arbetsförmedlingens interna struktur och förnyelseresa är meriterande.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt
Anställningen är tillsvidareanställning, vi är öppna för både del- eller heltid beroende på hur vi kan få till upplägget utifrån din kompetens och arbetsuppgifterna. Arbetstiden kan alltså anpassas vid behov utifrån överenskommelse. Provanställning tillämpas om du inte redan har en tillsvidareanställning i myndigheten och tillträde enligt överenskommelse.

Arbetsförmedlingen värnar om en rekrytering fri från diskriminering. Vi anser att olikheter berikar och strävar därför efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi ser även positivt på om du har kunskaper i något av våra minoritetsspråk.

Ansökan
Välkommen med din ansökan, inkommen senast 2018-02-05, Märk den med diarienummer Af-2018/0003 7131

Kontaktpersoner
Mona Ekström, Rekryterande sektionschef, 010-486 24 67
Elin Åkerström, Rekryterare, 010-488 69 20
Salam Behnan, ST Globen 010-488 80 44
Marie Eriksson, ST Södertälje 010-488 34 44
Maged Hanna, SACO 010-486 15 48 Saeeda Goria, SEKO 010-486 29 86