Arbetsgivarverket söker erfaren administratör

Är du en administrativ serviceinriktad stjärna som gillar ordning och reda? Om du också vill jobba brett och bidra till att samordna och utveckla den statliga arbetsgivarpolitiken är du den vi söker.

Om enheten
Som administratör är du placerad i staben och rapporterar direkt till stabschefen som även är din närmaste personalansvariga chef. Staben ansvarar för den övergripande samordningen av myndighetens administrativa verksamhet och här finns 12 kollegor som arbetar med arkiv/registratur, ekonomi, HR, IT reception och intern service, säkerhet, intern verksamhetsutveckling och verksjuridik.

Dina arbetsuppgifter
Du får förmånen att jobba brett med all förekommande administration på staben men med huvudfokus inom två områden. Det ena är att stödja den internadministrativa samordningen av vår verksamhetsplanering, uppföljning och årsredovisning och vara super-user i det verktyg vi använder som stöd. Du gör också utskick och sammanställningar av interna och externa enkäter. Den andra är att sköta vår ekonomiadministration med fakturahantering, kundfakturering, e-handel/beställningar, enklare bokföring och stötta vår controller och vid bokslutsarbetet. Vi är anslutna till Statens Servicecenter och jobbar tillsammans med dem för en effektiv administration och i din roll kommer du därför att vara vår kontaktperson på operativ nivå. Du deltar i samverkansmöten, initierar och driver det utvecklingsarbete som behövs internt för att vi ska bli så effektiva som möjligt.

Vi tänker oss också att du i denna roll bidrar till samordningen av de andra administrativa resurserna som finns på staben, och tillsammans med dem i samråd med stabschefen fördelar arbetet på ett effektivt sätt. Du leder vid behov arbetet med att fördela inkomna frågor eller behov av stöd till rätt person eller funktion så att vi minskar dubbelarbete. En annan uppgift som vi gärna ser att du tar på dig att samordna är stabens samlade rutiner och checklistor så att vi kan säkerställa kontinuitet. Du håller också intranätet uppdaterat inom stabens ansvarsområde och är länken mellan våra handläggare och kommunikationsfunktionen och ser till att informationen publiceras i tid och vid rätt tillfälle. Då vi är en relativt liten organisation med en person i varje roll stöttar du också i mån av tid även andra enheter med administrativa uppgifter. Vid sjukdom eller hög besöksfrekvens i vår externa del av lokalerna kan du också vara en extra resurs för vår reception som alltid är bemannad under dag/kontorstid.

Dina kvalifikationer och egenskaper
Vi tror att du som söker har gymnasieexamen med inriktning mot administration eller ekonomi och har flerårig erfarenhet från den typ av arbetsuppgifter vi beskrivit ovan. Du som passar för detta jobb har också hög IT-mognad, är van vid digitala arbetssätt och system och behärskar Officepaketet. Vi vill också att du har erfarenhet av arbete i och olika uppföljnings, - och/eller beställnings och ekonomisystem som tex. Stratsys, Visma Proceedo och Unit4 (tidigare Agresso).
Om du utöver detta har erfarenhet av administrativt arbete från statlig myndighet, företrädesvis från någon av dem som har avtal och arbetar med Statens Service Center är det meriterande.

Du har goda kunskaper i svenska och är självklart serviceinriktad och tycker om att arbeta både självständigt och tillsammans med andra för att på bästa sätt föreslå lösningar på problem som uppstår och på bästa sätt serva och stötta den verksamhet du befinner dig i. Du är noggrann och strukturerad, och sätter stort värde i att hjälpa dina kollegor att leverera rätt underlag i rätt tid. När det kommer till att utveckla ditt arbetssätt och verksamhetens rutiner är även din förmåga att ta initiativ till detta utmärkande för dig.

Personlig lämplighet kommer att väga tungt vid beslut om anställning

Om anställningen
Anställningen är en tillsvidareanställning, vi tillämpar sex månaders provanställning. Vi har förtroendearbetstid och möjlighet att arbeta på distans ett par dagar per vecka.

I denna rekrytering kan tester komma att användas.

Arbetsgivarverkets värdegrund utgår från att medarbetarna är professionella och engagerade. Vi tillämpar ett inkluderande synsätt och eftersträvar mångfald ur alla aspekter. Arbetsgivarverket finns på Mäster Samuelsgatan 60 i Stockholm. Läs mer om Arbetsgivarverket och vårt uppdrag här.

Är du intresserad?
Har du frågor och vill veta mer om uppdraget, kontakta stabschefen Ulrika Atterfors via ulrika.atterfors@arbetsgivarverket.se eller HR-Specialist Josefine Sjöström Järvinen på Josefine.SjostromJarvinen@arbetsgivarverket.se. Du når oss också via Arbetsgivarverkets växel på telefonnummer 08-700 13 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 24 februari 2023.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av uppdraget men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Arbetsgivarverket är en arbetsgivarorganisation för statliga arbetsgivare och en förvaltningsmyndighet. Medlemmar är cirka 240 myndigheter, affärsverk och andra arbetsgivare med anknytning till det statliga området. Tillsammans med medlemmarna utvecklar och samordnar Arbetsgivarverket den statliga arbetsgivarpolitiken och tecknar kollektivavtal för cirka 285 000 anställda.