Ärendecontroller

Vill du vara med och utveckla ärendestödet på Länsstyrelsen?

Länsstyrelsen är en statlig myndighet och regeringens företrädare i länet. Vi arbetar för att Jönköpings län ska vara ett av landets mest framgångsrika län. Genom samverkan med andra aktörer bidrar vi till att skapa förutsättningar för ett attraktivt län för nuvarande och kommande generationer. Målet är att bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling i länet.

Vi är en kunskapsorganisation med 260 medarbetare. Våra verksamhetsområden berör många viktiga delar av samhället, allt från naturreservat, samhällsplanering, jämställdhetsfrågor, miljötillsyn, landsbygdsutveckling, till krisberedskap och mycket annat.

Tjänsten är placerad på Enheten för ärendestöd och service som ligger på Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd. Enheten består av 13 medarbetare som ansvarar för uppgifter som är myndighetsgemensamma inom bland annat ärende- och arkivfrågor, intern service, reception, verksamhetsutveckling, dataskydd och informationssäkerhet.

ARBETSUPPGIFTER
Du ingår i ett team med registratorer, arkivarie samt arkiv- och registratorsassistent som tillsammans arbetar med och utvecklar myndighetens ärendestöd och informationsförvaltning. Arbetet utförs i tätt samarbete med dataskydds- och informationssäkerhetssamordnare samt verksamhetsutvecklare. Du har ett särskilt ansvar för att utbilda myndighetens medarbetare i vårt ärendehanteringssystem Platina och är sakkunnig i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. En annan viktig arbetsuppgift är att kvalitetssäkra vårt ärendehanteringssystem. Du kommer även ansvara för att ta fram, analysera och presentera ärendestatistik. Andra arbetsuppgifter är bland annat att diarieföra inkomna handlingar och ärenden, expediera utgående handlingar samt att lämna ut allmänna handlingar.

Vi befinner oss i ett utvecklingsskede där vi ser över våra arbetssätt och du kommer ha en viktig roll när det gäller att utveckla våra processer och dokumentera våra rutiner.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med lämplig högskoleutbildning, till exempel inom statsvetenskap, arkivvetenskap, offentlig förvaltning, pedagogik eller annan utbildning som vi bedömer som likvärdig och relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av att planera och genomföra utbildningar både i mindre grupp och för större grupper. Att tänka digitalt först faller sig naturligt för dig och du har lätt för att ta till dig nya IT-system. Du har arbetat med diarieföring eller ärendehantering inom offentlig verksamhet. Har du erfarenhet av att sekretessgranska och lämna ut allmänna handlingar är det meriterande. Det är också meriterande om du har erfarenhet av att ta fram, analysera och presentera statistik.

Som person har du lätt att anpassa dig till förändrade omständigheter och förutsättningar. Du är kvalitetsmedveten och noggrann. Du är nytänkande och vill gärna utveckla både dig själv och arbetet. Eftersom en stor del av arbetet handlar om att planera och genomföra utbildningar är det viktigt att du har en god pedagogisk förmåga och att du kan tillämpa olika metoder för att lära ut. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Intervjuer genomförs vecka 12-13. Arbetsprov kan komma att användas i rekryteringen.

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass varför svenskt medborgarskap är ett krav. Säkerhetsprövning genomförs inför beslut om anställning.

Läs gärna mer om Länsstyrelsens uppdrag, vad vi erbjuder som arbetsgivare och följ våra medarbetares vardag på www.lansstyrelsen.se/jonkoping/om-oss/jobba-hos-oss