Ärendesamordnare med inriktning registrering och dokumenthantering/arkiv

Du vill något. Det vill vi med! Vi vill skapa värde och bidra till livskvalitet för våra invånare, företag, organisationer och besökare. Vi gör det genom att lyssna, hjälpas åt, testa, lära oss och sen testar vi igen. Här är allt möjligt för dig som vill skapa, förändra, vårda, bygga, vägleda, utvecklas och göra skillnad. För Helsingborg är staden för dig som vill något.

Stadsledningsförvaltningen har cirka 450 medarbetare och leds av vår biträdande stadsdirektör. För att kunna utföra vårt uppdrag är vi organiserade i sju avdelningar. Vår förvaltning har ett viktigt och spännande uppdrag där vi finns till för andra – för kollegor, andra förvaltningar, helsingborgaren och företagen, för att nämna några. Stadsledningsförvaltningen ska:
• leda, utveckla och samordna kommunens verksamhet inom övergripande och gemensamma områden.
• erbjuda tjänster och produkter som efterfrågas av kommunstyrelsen, förvaltningar och bolag, inklusive gemensamma funktioner som riktar sig direkt till helsingborgarna.
• i samverkan med externa parter skapa förutsättningar för en positiv utveckling av Helsingborg.Vi söker en ärendesamordnare med inriktning registrering, dokumenthantering/arkiv till stadskansliet på stadsledningsförvaltningen.

Arbetsuppgifter
Som ärendesamordnare arbetar du med att registrera och kvalitetsgranska inkomna och upprättade handlingar i stadens dokument- och ärendehanteringssystem. I tjänsten ingår också att stötta handläggare i ärendehanteringsfrågor samt lämna ut och svara på frågor om allmänna handlingar.

Du kommer även att arbeta med revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan och införandet av en processbaserad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen. Till denna del av tjänsten hör att hålla utbildningar för medarbetare på stadsledningsförvaltningen om allmänna handlingar och hanteringen av dessa.

Som ärendesamordnare arbetar du också med aktförvaring för Länsstyrelsen och domstolar samt leverans av digitala handlingar till Kungliga biblioteket (e-plikt).

Tjänsten innebär att du arbetar med både enklare rutinärenden och med mer komplexa frågor rörande dokumenthantering.

Organisatoriskt tillhör tjänsten stadskansliet. Stadskansliet arbetar med att leda, samordna och utveckla de stadsövergripande processerna kring ärendehantering till nämnd. I stadskansliets uppdrag ingår också ansvar för ärendehanteringen till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, administrationen kring stadens förtroendevalda och administrativt stöd till stadens ledning.

På stadskansliet arbetar vi aktivt med förbättringar och utveckling och i det arbetet kommer du att vara en nyckelperson i att kvalitetssäkra processen från det att en handling kommer in eller upprättas tills att den arkiveras.

Kvalifikationer
Vi söker dig som är diplomerad registrator eller har utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller statsvetenskap eller har erfarenhet som gett motsvarande kunskaper av arbete som registrator inom offentlig förvaltning. Det är viktigt att du har goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning samt om kommunal verksamhet och den politiska processen.

Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann, kvalitetsmedveten och bra på att prioritera. Du har lätt för att lära och förmåga att snabbt sätta dig in i nya verksamhetsområden och system.

Det är viktigt att du är utåtriktad och kan bemöta människor i olika roller i det dagliga arbetet. Det är också viktigt att du kan lyfta blicken och se sammanhang. Att samarbeta, ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat är självklart för dig. Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper.

Tjänsten som ärendesamordnare ställer krav på att du har mycket goda kunskaper i svenska språket, såväl i tal som i skrift, då det är viktigt att du kan tolka textinnehåll för att säkra hanteringen av inkomna och upprättade handlingar.

Övrig information
Sista ansökningsdag: 2021-12-05. Urval sker löpande och intervjuer planeras till december. 

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Tillträdesdatum: Tillträde omgående. 

Antal tjänster: 1

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.