ArkDes söker en kvalificerad handläggare till Administrationen

ArkDes är Sveriges nationella centrum för arkitektur och design och en statlig myndighet. Vi är ett museum, ett kunskapscenter och en arena för debatt och diskussion om framtidens arkitektur och design med ett 40-tal anställda. ArkDes är inne i en dynamisk förändringsprocess där du har chansen att spela en viktig roll i utvecklingen.

Den administrativa enheten vid ArkDes består i nuläget av sex anställda som ger stöd inom bl.a. ekonomi, personal, registratur och IT till chefer, ledning och medarbetare. Funktionen driver och medverkar även i projekt och utvecklar administrativa rutiner. Utvecklingen går mot en mer projektdriven organisation och därför har behovet av nya arbetsformer, rutiner och strukturer växt fram vilket gör att vi valt att inrätta en helt ny anställning som handläggare med fokus på att genom en effektivare administration bidra till att nå verksamhetens mål.

Arbetsuppgifter

Vi är i behov av en handläggare som i nära samarbete med övriga inom enheten bla kan:


• Stödja och kvalitetssäkraenheternas upphandlingar och avrop i enlighet med de statliga direktiven och medverka i hela processen från behov till färdigt avtal.
• Hantera avtalsskrivning och försäkringsfrågor inom landet och internationellt för konstnärer, hantverkare, myndigheter och en mängd andra leverantörer av både varor och tjänster.
• Dokumentera och kommunicera interna processer inom arbetsområdet som ett stöd till övrig verksamhet.
• Ge råd och stöd till enheterna i avtalsfrågor.
• Bistå vid risk- och säkerhetsanalyser.
• Handlägga diverse administrativa ärenden
• Samordna remissvar, enkäter m.m.

För att fungera i den här rollen behöver du kunna jobba med operativa arbetsuppgifter samtidigt som du kan lyfta blicken och tänka strategiskt och projektinriktat. Eftersom rollen är helt ny finns stora möjligheter att utforma arbetet från grunden.

Utbildning och erfarenhet

Vi söker dig som har relevant högskole- eller universitetsutbildning samt dokumenterad erfarenhet av handläggande/utredande arbete eller annat som bedöms likvärdigt. För att axla rollen krävs att du har goda kunskaper och erfarenhet av arbete med upphandlingsfrågor och avtalsfrågor, men även av att besvara remisser, arbeta med olika former av styrdokument och liknande. En viktig förutsättning för att lyckas i tjänsten är att du har arbetat i en statlig myndighet eller kommun.

Meriterande är om du har arbetat inom kultursektorn och erfarenhet av projektledning.

För att vara framgångsrik i rollen behöver du vara samarbetsinriktad samtidigt som du har integritet och god förmåga till självständigt arbete, inte sällan med korta deadlines. Rollen som handläggare kräver att du både effektivt och självständigt kan hantera stora mängder information. Du behöver därför vara analytisk och kvalitetsmedveten samt ha ett gott omdöme. En stor del av arbetet handlar om att stödja enheterna vilket ställer krav på lyhördhet, samarbetsförmåga och förmåga att skapa goda relationer. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper.

ArkDes välkomnar sökande som kompletterar museet avseende jämställdhet och mångfald.

Arbetstid/anställningsvillkor

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Ansökan
Välkommen med din ansökan; personligt brev och CV. Du söker via länken ”Ansök” längst ned i annonsen.

Ansökan ska vara ArkDes tillhanda senast den 18 maj 2020.

Kontaktpersoner

Upplysningar lämnas av Eric De Groat, biträdande överintendent.

Fackliga företrädare är Halla Sigurdardottir, Saco och Adolfo Vega, ST.

Samtliga nås via växeln på tel 08-520 23 500.