Arkivarie

The Department of Laboratory Medicine consists of 9 divisions and is active in many areas of Laboratory Medicine. The department is involved in advanced basic scientific, clinical and epidemiological research. The department is one of the largest departments of education at Karolinska Institutet.



Karolinska Institutet
erbjuder goda utvecklingsmöjligheter, stort internationellt utbyte både inom forskning och utbildning, mångfald, bra förmåner och trevliga kollegor.

Att arbeta hos oss innebär att du är med och medverkar till Karolinska Institutets vision - att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. Hos oss finns nationaliteter från världen över representerade vilket bidrar till ett dynamiskt klimat. Som anställd har du en rad förmåner, bland annat subventionerad motion, träning på betald arbetstid, flexibel arbetstid samt generösa semestervillkor. Läs mer här: Om din anställning

Institutionen för Laboratoriemedicin
Vid Institutionen för Laboratoriemedicin består av 9 avdelningar med ca 60 forskargrupper i Huddinge och Solna verksamma inom forskning och utbildning. Den centrala administrationen består av ca 15 personer som arbetar med ekonomi, IT, personal, utbildning, kommunikation och arkiv. Målet för administrationen är att stödja kärnverksamheten som är forskning och utbildning.

Institutionen för Medicin
Institutionen för Medicin består av sju enheter med totalt närmare 70 forskargrupper, samt tre centrumbildningar. Vi ger också ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Vår vision är att vara ledande inom medicinsk forskning och undervisning.

Universitetsförvaltningen har det övergripande ansvaret för regler och riktlinjer inom områdena arkiv och diarieföring. Dessa är universitetsgemensamma och gäller för hela KI.

Varje institution har enligt besluts- och delegationsordning eget ansvar för arkivvård och arkivering av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas eller förvaras vid respektive institution. Varje institution är därför egna arkivbildare och tillsammans med UF:s arkiv utgör samtliga KI:s arkiv KI:s fullständiga arkivbildning. Vi söker därför en arkivarie till institutionerna Laboratoriemedicin  och Medicin i Huddinge.

Arbetsuppgifter Vi söker nu en arkivarie på heltid som kan ordna och förteckna institutionens gemensamma handlingar.

Arbetsuppgifterna består i att:

- Vara rådgivande i arkiv- och diarieföringsfrågor internt och externt
- Ordna, förteckna, gallra och tillgängliggöra arkivmaterial,
- Ansvara för att KI:s centralt framtagna gallrings- och bevaranderegler efterlevs.
- Driva och utveckla arkivverksamheten genom att skapa rutiner för dokument- och arkivhantering
- Utbilda och informera både på svenska och engelska.

I arbetet ingår även att diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• Akademisk examen med minst 60 poäng arkivvetenskap eller motsvarande
• God kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftning samt ärendehanteringsfrågor vilket innefattar såväl diarieföringsrutiner som kunskap om utlämning av allmänna handlingar
• Erfarenhet av och kunskap om IT-relaterade arkivfrågor.

Du ska vara engagerad i ditt arbete, vara noggrann och ha ett systematiskt tänkande och kunna analysera och prioritera information. Arbetet är självständigt och det är viktigt att ha en helhetssyn på hela ärendeflödet. Du ska ha god initiativförmåga och kunna driva arbetet framåt. Det är mycket viktigt att ha god kommunikations- och samarbetsförmåga. Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper.  KI använder W3D3 som ärendehanteringssystem och Elektronik Lab Notebook (ELN) inom forskningen.

Det är meriterande om du har några års erfarenhet av arkivarbete inom den offentliga sektorn och erfarenhet av att diarieföra handlingar i ett ärendehanteringssystem.

KI:s organisationsspråk är engelska och arbetet ställer krav på mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska och engelska. För att lyckas i rollen krävs även att du kan arbeta självständigt med egen drivkraft. Det är viktigt att du är ansvarastagande och strukturerad som person. Du är utåtriktad, kommunikativ och har hög servicekänsla.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.