Arkivarie med samordnande uppdrag

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är drygt 650 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Länsstyrelsen Skåne söker en utvecklingsorienterad arkivarie till enheten för ärendestöd. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö.

Enheten för ärendestöd är ett kompetent gäng bestående av registratorer, specialister och arkivarier med ansvar för registrering av ärenden, utlämnande av handlingar samt arkiv. Vi arbetar för att effektivisera ärendeprocessen samt bidra till en rättssäker ärendehantering i enlighet med gällande lagstiftning. Enheten ingår tillsammans med HR-, ekonomi-, serviceenheten samt enheten för verksamhetsstrategi och utveckling i avdelningen för verksamhetsstöd. Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningens verksamhet? Se filmerna via länken nedan.

ARBETSUPPGIFTER
Tillsammans med arkivarierna utför du ordnings- och förteckningsarbeten, inventerar arkiv samt leder arbetet med leveranser och omflyttningar av material. Du ansvarar för att utreda och verkställa gallring av såväl analoga som digitala handlingar både på egen hand och i enlighet med nationella riktlinjer och du tar fram tillämpningsbeslut utifrån Riksarkivets föreskrifter om gallring.

Rollen som arkivarie består av praktiskt arkivarbete men även att samordna arkivfrågorna för Länsstyrelsen Skåne tillsammans med kollegorna inom enheten. Innehållet i rollen kommer att utformas och utvecklas tillsammans med enhetschefen.

Du kommer att vara sakkunnig inom arkiv- och dokumenthantering och arbeta med att utveckla och effektivisera processer och rutiner inom arkiv- och informationshanteringen på myndigheten. Du kommer också att arbeta med den processorienterade arkivredovisningen där det bland annat ingår att ta fram arkivbeskrivningar. Som arkivarie tar du fram dokumenthanteringsplaner och bevarandeplaner och arbetar med riskanalyser av IT-system ur ett arkivperspektiv. I arbetsuppgifterna ingår också att lämna ut allmänna handlingar och göra sekretessprövningar i samarbete med verksamheterna.

Förutom praktiskt arkivarbete på Länsstyrelsen finns möjlighet till utvecklingsarbete med andra länsstyrelser i olika gemensamma arkivfrågor. Länsstyrelserna har på nationell nivå påbörjat arbetet med införandet av e-arkiv.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

KVALIFIKATIONER
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med arkivfrågor inom offentlig sektor. Du är väl bekant med ordnings- och förteckningsarbete samt har god kännedom om arkiv- och offentlighetslagstiftningen genom utbildning och/eller arbetslivserfarenhet. Vi vill att du har högskoleutbildning om minst 60 hp/40 p arkivvetenskap eller har annan utbildning som vi kan bedöma som likvärdig. Vi ser även att du har erfarenhet av arbete med sekretessprövning. Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet.

För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, är pedagogisk och tycker om att arbeta både självständigt och i team. Vi ser gärna att du har en god initiativförmåga och tar ansvar för dina egna och gruppens arbetsuppgifter.

Vi ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat i gruppen. Eftersom arbetet innebär många externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska i tal och i skrift. Du måste tycka om och ha fallenhet för struktur, ordning och reda samt vara noggrann. För tjänsten krävs att du är svensk medborgare.

Säkerhetsklassning
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därför ställer vi höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Vissa av våra anställningar är säkerhetsklassade och kan även innebära en krigsplacering vid myndigheten, vilket innebär att säkerhetsprövning behöver genomföras innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585).

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Du hittar information om hur Länsstyrelsen Skåne behandlar personuppgifter på https://www.lansstyrelsen.se/dataskydd.