Arkivarie och vikarierande nämndsekreterare

Vi på Inköp och upphandling har som målsättning att vara Sveriges bästa offentliga inköpsorganisation. Hos oss finns specialister inom upphandling, inköpsstrategi, hållbarhet, juridik och kommunikation. I våra centralt placerade lokaler arbetar cirka 80 drivna kollegor som tillsammans varje dag gör skillnad för dem som bor, lever och arbetar i Göteborg.

Vårt uppdrag är att leda, driva och utveckla Göteborgs Stads inköpsverksamhet och vägleda stadens medarbetare i deras inköpsuppdrag. Förvaltningen är stadens inköpscentral och tillhandahåller ramavtal för varor och tjänster av gemensamt intresse för stadens förvaltningar och bolag. Vi är en av Sveriges största offentliga inköpsorganisation och med vår samlade kraft är vi med och formar morgondagens hållbara samhälle.

ARBETSUPPGIFTER
Inköp och upphandling hanterar en mängd olika handlingar såväl interna som externa, och det är viktigt att allt arkiveras och sparas på rätt sätt enligt gällande lagstiftning och rutiner. Som arkivarie och vikarierande nämndsekreterare är du en viktig medarbetare på Inköp och upphandling och bidrar till en transparens gentemot de vi är till för.

Förvaltningen förstärker nu med en tjänst inom området ärende- och dokumenthantering med syfte är att vidareutveckla och effektivisera förvaltningens arbete inom området. Det kan till exempel innebära att ta fram rutiner, riktlinjer eller andra styrande dokument inom ditt specialistområde. En viktig del i uppdraget är att på ett pedagogiskt sätt kommunicera och stötta internt i förvaltningen. Då vår nämndsekreterare kommer att vara föräldraledig ingår det
även vikariera som nämndsekreterare under det första året.

Som arkivarie ansvarar du för att förvaltningen har en fungerande arkivprocess från det att handlingar inkommer eller upprättas till dess att de gallras eller slutarkiveras. Du hjälper även till att ta fram handlingar och besvara förfrågningar från allmänhet, myndighet och kollegor. I dina arbetsuppgifter ingår det också att stödja registrator och andra kollegor i arbetet med att lämna ut/bedöma allmänna handlingars offentlighet.

I rollen som vikarierande nämndsekreterare sköter du sammanträdesrutiner, bevakar och förbereder nämndärenden, skriver protokoll, hanterar expediering samt arvodesrapportering för nämndens ledamöter.
Du kommer att arbeta i förvaltningens ärende- och dokumenthanteringssystem som för närvarande finns i Lotus Notes. Just nu pågår flera projekt i staden kopplade till ärende- och dokumenthantering och du kommer att vara den som företräder förvaltningen i detta arbete.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant högskoleexamen där arkiv- och informationsvetenskap ingår samt flera års erfarenhet av arkivfrågor. Du har också erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller med andra relevanta juridiska frågor i offentlig förvaltning. Alternativt annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig, det är kombinationen av din utbildning och erfarenhet som vi bedömer.

Du har goda kunskaper i kommunallag, förvaltningslag och offentlighets- och sekretesslag samt kunskaper inom dataskyddsförordningen (GDPR).

För att lyckas i rollen ska du ha ordning och reda som ledord. Du kan förmedla information och ge råd på ett pedagogiskt sätt samt kunna tänka nytt och lösa problem. Det är också viktigt att förstå och vara insatt i gällande regelverk. Du är serviceinriktad och kan snabbt agera på kundbehov.

Då du kommer att bedriva olika utvecklingsuppdrag inom ditt område behöver du vara en duktig kommunikatör som sätter involvering och delaktighet i främsta rummet.
Du och generellt god systemvana och kan hantera digitala ärende- och dokumenthanteringssystem med lätthet.


ÖVRIGT
Vill du veta lite mer om oss och hur det är att arbeta på förvaltningen, läs mer på vår jobba hos oss-sida! Följ oss även gärna på LinkedIn. https://www.linkedin.com/company/gbginkop/

Vårt erbjudande
Hos oss får du tillsammans med kunniga och härliga kollegor arbeta med ett meningsfullt uppdrag som påverkar och gör skillnad för många. Vi vill att vår arbetsplats präglas av dialog och samarbete och främjar ett hållbart arbetsliv med balans. Vi arbetar i trevliga lokaler mitt inne i stan och erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och cykelförmåner.

Övrigt
I den här rekryteringen använder vi oss av arbetspsykologiska test för att säkerställa en jämlik och rättvis behandling. Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.