Arkivarie till förskoleförvaltningen

Ref: 20221604

Nu söker vi en utvecklingsinriktad och driven arkivarie. Som arkivarie hos oss får du arbeta med Malmö förskolors historia, samtid och framtid. Du kommer att vara en viktig del i ett utvecklingsarbete där vi knyter ihop hanteringen av allmänna handlingar. Förvaltningen står inför en spännande resa med införande av digital klassificeringsstruktur och gallringsfunktion. Här blir din roll viktig och avgörande för förvaltningens fortsatta arbete och hantering av allmänna handlingar.

Arbetsuppgifter
I rollen som arkivarie har du ansvar för att samordna förvaltningens arkivorganisation och säkerställa kvaliteten på arkivvård och informationshantering. I ditt arbete tillämpar du de bestämmelser och anvisningar som rör arkiv- och informationsområdet och bevakar att regelverk efterföljs. Som arkivarie har du ett demokratiskt uppdrag där du ser till att offentlighetsprincipen fungerar i praktiken. Du gör bedömningar av vilka handlingar som kan lämnas ut till allmänheten, det vill säga gör sekretessprövningar, samt koordinerar och stöttar i arbetet med utlämnande av allmänna handlingar. Du är förvaltningens expertstöd i arkivfrågor vid upphandling och avveckling av IT-system och du gör gallringsutredningar och skriver fram beslutsunderlag till nämnd. I din roll är du förvaltningens kontaktperson till stadsarkivet och ingår i kommungemensamma samarbeten och arkivnätverk. Du tar initiativ till att upprätta styrdokument, rutiner och arbetssätt inom arkivområdet och utvecklar förskolenämndens arkivredovisning.

Som arkivarie initierar och planerar du förvaltningens arkivarbete och arbetar i nära samarbete med förvaltningens huvudregistrator och registratorer. Tillsammans ansvarar ni för att kvalitetssäkra förvaltningens hantering av allmänna handlingar, från registrering till arkivering eller gallring. Tillsammans med kollegorna inom registraturen utgör ni ett stöd för förvaltningens användare i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Vid behov registrerar du allmänna handlingar och bevakar förvaltningens offentliga e-post. Du samarbetar även med enhetens nämndsekreterare och jurister i frågor som rör offentlighet och sekretess, informationssäkerhet och dataskydd. Du genomför, tillsammans med kollegor såväl som på egen hand, informations- och utbildningsinsatser inom ramen för dokument- och ärendehantering.

Vi tror att du, precis som vi, har en vilja att arbeta med dokument- och ärendehantering genom smarta lösningar, för att på bästa sätt stödja förskolorna och främja transparens för dagens och morgondagens medborgare.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har akademisk examen med inriktning mot arkivvetenskap. Du har god kunskap om de lagar och förordningar som styr dokumenthantering i offentlig verksamhet, inklusive offentlighet och sekretesslagstiftning. Goda kunskaper i svenska i tal och skrift krävs.

Arkivhantering, registrering och ärendehantering i digitalt dokument- och ärendehanteringssystem är något du har erfarenhet av. I Malmö stad använder vi Platina och det är därför meriterande om du har erfarenhet av just detta system.
Du har erfarenhet av och är trygg i att genomföra informations- och utbildningsinsatser, liksom att leda och koordinera arbete inom ramen för dokument- och ärendehantering.

Du har förmågan att arbeta självständigt, och vi ser gärna att du har en väl utvecklad initiativförmåga, är kvalitetsmedveten och levererar i tid. Det är vidare meriterande om du har god förståelse för förskolans uppdrag samt erfarenhet av avställning av system, framtagande av arkivredovisning och riktlinjer för arkivhantering.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
Du kommer att tillhöra nämndkansliet, som är en enhet inom kommunikationsavdelningen. Avdelningen ansvarar för ett brett spektrum av områden med olika specialister inom nämndsfrågor, registratur, kommunikation, IT/digitalisering, social hållbarhet, beredskapssamordning och administration. Nämndsarbete, politik och de demokratiska processerna löper som en röd tråd genom avdelningen.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.