Arkivarie till miljöförvaltningen

Ref: 20223996

Arbetsuppgifter
Som arkivarie arbetar du med samordningen av förvaltningens arkiv- och informationshantering genom att bland annat ordna och förteckna arkiv, bevaka lagstiftning, ta fram och uppdatera nämndens arkivredovisning och genomföra gallringsuppgifter. Du är rådgivande i arkivfrågor och utbildar verksamheten i frågor om arkivering samt hjälper till med att söka fram handlingar. Du tar även fram rutiner för arkiv- och informationshantering på förvaltningen och håller dem uppdaterade. Dessutom hanterar du begäran om utlämnande av allmänna handlingar. 

Du bevakar och håller dig uppdaterad i frågor som rör informationshantering i staden och är förvaltningens representant i bland annat stadens arkivnätverk. 

Du kommer att ha ett nära samarbete med förvaltningens registrator och nämndssekreterare och får arbeta i en miljö där många olika perspektiv och frågor integreras. Du kommer att arbeta på en liten förvaltning där du får möjlighet att lära nytt och ta del av många olika frågor. Exempelvis ser vi positivt på att du ingår i digitaliseringsteamet och ser därmed gärna att du har vana av att arbeta med olika IT- och digitaliseringsfrågor. 

Som medarbetare på enheten för kansli och juridik utbildar och informerar du tillsammans med dina kollegor om dokument- och ärendehanteringen på förvaltningen och har ett särskilt uppdrag att introducera nya medarbetare. Du är med i arbetet att ta fram manualer och mallar. Du är även en viktig kugge i förvaltningens systematiska kvalitetskontroller. Utöver kvalitetskontroller ingår du i förvaltningens kvalitetsgrupp som arbetar med styr- och ledningsprocessen där förvaltningens planering och uppföljning hålls ihop.

Vid behov stöttar du registraturen och du är även back-up i registraturen och posthanteringen vid sjukfrånvaro och semester. Du utför regelbundet dessa uppgifter för att hålla dig uppdaterad inom området och har en tät dialog med din registratorkollega..

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk examen med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som bedöms likvärdig. Du har även en flerårig erfarenhet av arbete med informationsförvaltning i offentlig verksamhet.

Du är uppdaterad inom verksamhetsområdet och har god kännedom om regelverk, standarder och praxis. Du uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift och kan anpassa språket efter olika situationer och mottagare.

Det är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med dokument- och ärendehantering inom offentlig sektor.

Vi ser gärna att du ingår i förvaltningens digitaliseringsteam och ser därmed goda IT- och digitaliseringskunskaper som meriterande för tjänsten. Lika så är det meriterande om du har erfarenhet av att skriva tjänsteskrivelser och yttranden på remisser.

Vi söker dig som har god samarbetsförmåga, tycker om att ge service, är kommunikativ, strukturerad och noggrann. Du har förmåga att arbeta självständigt och kan planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt utifrån behov. 

I en föränderlig värld är du flexibel och har förståelse för stödfunktioners uppdrag gentemot verksamheterna. Du har samtidigt förmågan att skapa dig en helhetssyn över verksamheterna inom staden och kan där genom ta initiativ till att utveckla enhetens uppdrag och ansvarsområden. 

För att lyckas i rollen behöver du vara prestigelös och förstående inför olika förutsättningar och omständigheter som kan påverka ditt arbete.

 

Om arbetsplatsen
Tjänsten är organisatoriskt placerad på enheten för kansli och juridik med totalt tio medarbetare. Enheten arbetar både operativt och strategiskt och har utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndsadministration samt förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering samt dataskydd- och informationssäkerhet. Enhetens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete med hela miljöförvaltningen, övriga förvaltningar, malmöborna och stadens verksamhetsutövare.  

Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, samordnar Malmö stads miljöprogram och driver arbete för hållbar utveckling i kommunen. Vi ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbetet med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på miljöförvaltningen behöver du stå bakom vår värdegrund i Malmö stad: att möta varje människa med förståelse och respekt, ha stort engagemang och mod att påverka och att använda din kreativitet för att skapa förbättringar.

Läs mer om vårt klimat- och miljöarbete: https://malmo.se/miljo

Läs mer om miljöförvaltningen: https://malmo.se/miljoforvaltningen

Några av medarbetarna i Malmö stad: https://malmo.se/Jobb.html#VijobbariMalmostad

Annonsen avser i första hand en (1) tillsvidareanställning. Förutsättningarna kan komma att förändras under rekryteringens gång.