Arkivarie/nämndsekreterare

Här får du plats att växa. Inom Lunds kommun sätter vi kunskapen i centrum och skapar möjligheter att utvecklas i arbetslivet. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö, och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss?


Serviceförvaltningen tillgodoser övriga förvaltningar och kommunala bolags behov av service, exempelvis inom lokaler, skolmåltider, grönyteskötsel eller entreprenadjobb. Vi har drygt 600 anställda fördelade över affärsområdena Lundafastigheter, Markentreprenad och Måltidsservice samt vår servicestab. Hos oss är du med och gör skillnad för små och stora Lundabor!



Om oss
Denna tjänst ligger placerad under serviceförvaltningens stabsavdelning och enheten för verksamhetsstöd.

Inom staben arbetar cirka 30 medarbetare som stöttar förvaltningen och dess tre affärsområden inom flera olika expertområden. Enheten för verksamhetsstöd består av tio medarbetare med bred kompetens och stor erfarenhet inom IT, juridik, arkiv, nämndadministration, systemförvaltning, inköp/upphandling, administration och affärsutveckling. 

Vill du vara med och vidareutveckla förvaltningens arbete med arkivfrågor? Är du strukturerad och serviceinriktad? I så fall kan du vara den vi söker!

Som arkivarie/nämndsekreterare inom serviceförvaltningen blir du en del av en prestigelös arbetsplats med engagerade medarbetare och ofta ett högt tempo.

Arbetsuppgifter
Som arkivarie/nämndsekreterare ansvarar du för att vi har en fungerande struktur och process för vår informationshantering och arkivering, från inkomna och upprättade handlingar till gallring och slutarkivering. Du kommer att fortsätta driva utvecklingen av digitala lösningar och arbetet med kvalitetssäkring gällande ärenden och arkiv framåt. Du utbildar och stöttar förvaltningens personal inom kompetensområdet och ger service och stöd till såväl allmänheten som till staben och våra tre affärsområden. Inom förvaltningen har vi ett antal utsedda arkivredogörare som du vägleder och utbildar. Du är förvaltningens expert när det gäller offentlighetsprincipen och arkivering. Har du även kunskaper inom GDPR och informationssäkerhet ser vi gärna att du är ett stöd i dessa frågor.

Du är ansvarig för upprättande, förvaltning och utveckling av styrande dokument inom informationshantering och arkiv. En viktig del i uppdraget är att vara lyhörd för verksamheterna och att vara pedagogisk i din kommunikation. I uppdraget förekommer även arbete med registrering och diarieföring i vårt ärendehanteringssystem W3D3 där du är en expertresurs.

I nämndsarbetet arbetar du tillsammans med förvaltningsledningen för att bereda de ärenden och beslut som behandlas i nämnden. I beredningsprocessen samordnar du agendan, gör mindre utredningar samt är stöd åt chefer och handläggare. Du förbereder sammanträden praktiskt och är sekreterare på nämndsammanträden och förberedande möten. Du har tillsammans med förvaltningens jurister en viktig roll som förvaltningens expertis i den politiska processen och reglementen. I uppdraget ingår även omvärldsbevakning och deltagande i kommunens övergripande utvecklingsarbete och nätverk för nämndsadministration och arkiv/informationshantering.

Din arbetsplats blir i Kristallen, centralt beläget vid järnvägsstationen i Lund.

Tyngdpunkten i uppdraget ligger i arbetet som arkivarie.

Vi söker dig som
har akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som anses likvärdig, till exempel statsvetenskaplig utbildning, juristutbildning eller motsvarande i kombination med relevant erfarenhet från arkivarbete. Vi tror att du har erfarenhet från arkivområdet i offentlig verksamhet samt med fördel erfarenhet från kommunal nämndsadministration. Har du även kunskaper inom GDPR och informationssäkerhet är detta meriterande.

Du trivs med att arbeta självständigt men uppskattar även samarbete med kollegor och andra intressenter. Du är strukturerad och analytisk med förmåga till helhetssyn och förståelse för verksamhetens behov. Du kan ta egna initiativ, har förmåga att förankra, driva utveckling och se nya möjligheter vid problemlösning. Uppdraget innebär många kontaktytor vilket förutsätter en hög samarbetsförmåga och en utpräglad förmåga till, och vilja att, leverera god service samt en god kommunikativ förmåga både muntligt och skriftligt. Till sist tror vi att du är engagerad och pedagogisk med en förmåga att skapa förståelse och intresse hos andra.

I samband med nämndsammanträden förekommer kvälltjänstgöring, cirka en gång i månaden.

Tveka inte att höra av dig om du undrar över något.

Vi tillämpar löpande urval i denna rekrytering

 

Välkommen med din ansökan!