Arkivarie/Registrator

Forum för levande historia är en statlig myndighet under Kulturdepartementet. Vårt uppdrag är att vara ett nationellt forum som ska främja arbete med demokrati och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintelsen. Myndigheten har särskilt till uppgift att informera om Förintelsen och kommunistiska regimers brott mot mänskligheten, samt att sträva efter att stärka människors vilja att aktivt verka för alla människors lika värde.

Genom seminarier, föreläsningar, workshops, utställningar med mera vill vi bidra till att skapa reflektion, dialog och lärande om historia och nutid. Vi är ca 40 medarbetare och vårt kontor och vår publika lokal finns i Gamla stan, Stockholm, men verksamheten bedrivs i hela landet.

Vi söker nu dig med kompetens inom arkiv och registratur som vill bidra till en verksamhet som gör skillnad.

Om tjänsten
Registraturen och arkivet är en central funktion för oss som statlig myndighet. Att myndighetens handlingar hanteras korrekt och smidigt är en förutsättning för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag.

Vi erbjuder ett utvecklande och omväxlande jobb i en organisation som verkar för ett bättre samhälle vad gäller demokrati och alla människors lika värde.

Vi är en liten arbetsplats, så du blir vår alltiallo vad gäller registratur, arkiv och hantering av allmänna handlingar. Din roll är att hantera och registrera handlingar snabbt och korrekt, men också att ansvara för vårt myndighetsarkiv, planera vad som behöver göras inom området, hålla dig uppdaterad med utvecklingen och komma med förslag till hur vår dokumenthantering kan utvecklas.

Du är myndighetens enda registrator och arkivarie, så du behöver vara självgående och kunna ta egna initiativ. Men du är inte ensam, som backup och bollplank har du andra medarbetare på avdelningen med erfarenhet av hur vi hanterar och registrerar allmänna handlingar. Vi är en liten avdelning där vi alltid hjälps åt.

Du kommer i huvudsak att fördela din tid mellan följande områden:


• Du har en central roll i myndighetens ärendehantering. Du ansvarar för myndighetens officiella mejlbrevlåda, posthantering, registrering samt utlämning av allmänna handlingar från vårt fysiska arkiv och ärendehanteringssystem W3D3. Det ingår också att utbilda övriga medarbetare och ge råd och stöd i dokumenthanteringsfrågor.
• Du är ansvarig för vårt myndighetsarkiv. Det består i huvudsak av allmänna handlingar från diariet, men även vissa andra handlingar förekommer.
• Intranätet. Du lägger ut relevanta dokument på intranätet.
• Övrig administration. Du bistår övriga medarbetare på avdelningen efter behov.

Verksamheten vi bedriver är föränderlig till sin karaktär. Det ser vi som en positiv del av arbetet. Det innebär att arbetsuppgifterna kan komma att skifta över tid och vi eftersträvar ett klimat där vi hjälper varandra, hoppar in där det behövs och ser till helhetens bästa.

Arbetet bedrivs i huvudsak på kontorstid måndag-fredag.

Tjänsten är ett föräldraledighetsvikariat på heltid, preliminärt ca 1-1,5 år. Tillträde snarast enligt överenskommelse. Tjänsten är placerad på avdelningen för verksamhetsstöd som har sju anställda.

Om dig
Vi söker dig som är glad och positiv och vill bidra till gemenskapen på din arbetsplats. Du har ett brett administrativt allmänintresse och tycker om att skapa ordning och reda och struktur. Du har också en hög servicekänsla och tycker om att hjälpa de arbetskamrater som tycker att hantering av dokument och allmänna handlingar är krångligt. Du blir vår enda anställda registrator och arkivarie, så du behöver vara självgående och kunna ta egna initiativ. Eftersom vi är en liten arbetsplats så kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, framför allt på samarbetsförmåga.

Du är utbildad arkivarie eller har annan utbildning/erfarenhet som bedöms som likvärdig.

Du har också erfarenhet av att ha jobbat som registrator och/eller i en myndighet, gärna på flera olika arbetsplatser. Du har koll på alla relevanta delar inom området, till exempel registrering av allmänna handlingar, utlämning av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess samt arkivhantering. Du behöver inte vara expert inom alla områden, men du bör ha lätt att lära och ju mer du kan desto bättre. Du är också en fena på Word, på att hantera pdf:er och på dokumenthantering i allmänhet. Du har goda kunskaper i svenska och engelska.

Det är även meriterande om du har kompetens och erfarenhet inom följande:


• Dokumenthanteringsplaner
• Digital informationshantering
• Skapa tillgängliga pdf:er
• W3D3
• Hålla internutbildningar om dokumenthantering
• Offentlighets- och sekretesslagen
• Dataskyddsförordningen (GDPR)
• Annan kompetens som vi kan ha nytta av på en administrativ avdelning

Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande, oavsett könsidentitet eller uttryck. Vi vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter.

Ansökan
Skicka din ansökan med CV och personligt brev via vår webbplats www.levandehistoria.se senast den 15 januari 2023. 

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att mejla avdelningschef Staffan Jonsson, staffan.jonsson@levandehistoria.se. (ej telefon)

Fackliga representanter är för ST Eva Azcarate, eva.azcarate@levandehistoria.se och för Saco Camilla Sjöström, camilla.sjostrom@levandehistoria.se