Arkivassistent

Tillsammans för en hållbar framtid!
Länsstyrelsens cirka 250 medarbetare arbetar med respekt, professionalitet och öppenhet för länets invånare.

Länsstyrelsen består av sju enheter. En av dessa är Enheten för lednings- och verksamhetsstöd som består av ett 40-tal medarbetare med arbetsområden som ekonomi, upphandling, HR, kommunikation, IT, intern service, arkiv, diarium samt ärendehandläggning inom förvaltning och juridik.

Arbetsbeskrivning
Vi söker en arkivassistent med placering inom Rättsfunktionen som ingår i Enheten för lednings- och verksamhetsstöd. Rättsfunktionen består av jurister, förvaltningshandläggare, registratorer, arkivarier och funktionschef, idag totalt tolv personer.

Arbetet består av att ordna arkivhandlingar och sedan förteckna dessa i Länsstyrelsens arkivredovisningssystem Klara. Till stor del arbetar du med att ordna och sortera gamla arkiv som varierar i omfattning och komplexitet.

Du tar emot arkivleveranser från enheterna samt ansvarar för att flytta om i arkivet vid behov.

I arbetsuppgifterna ingår också att hantera den löpande arkiveringen och gallringen samt att besvara interna och externa förfrågningar om allmänna handlingar.

En viktig del av arbetet är att hantera uppgifter i olika digitala system, till exempel att kunna söka i diarieföringssystem och andra register samt att använda arkivredovisningssystemet.

Du bidrar tillsammans med dina kollegor inom funktionen till en effektiv och rättssäker hantering av myndighetens handlingar.

I arbetet ingår även att vid behov diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar.

 Kvalifikationer


• Kunskap och erfarenhet från arkivförvaltning i statlig eller annan offentlig verksamhet
• Erfarenhet av att ordna och förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat
• Kunskap och erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem
• Kännedom om arkivlagen, arkiveringsregler samt offentlighets- och sekretesslagen
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Goda kunskaper i svenska språket, såväl muntligt som skriftligt
• Du klarar av det fysiska arbetet med gallring, flyttning och packning som regelbundet förekommer

Meriterande


• Utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap är meriterande
• Kunskap och erfarenhet av verksamhetsbaserad arkivredovisning



Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi söker en medarbetare med initiativförmåga som vill vara med och utveckla vår funktion och länsstyrelsens arkivhantering. Du arbetar proaktivt, ser förbättringspotential och har förmågan att planera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är noggrann, tålmodig och pedagogisk och är lyhörd för verksamhetens behov. För att möta tjänstens utmaningar behöver du vara strukturerad och ha god service- och ansvarskänsla. Du kan arbeta självständigt, men stämmer också av om det är något du inte kan eller känner till.

Vi fäster stor vikt vid den personliga lämpligheten och ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat. Självklart delar du Länsstyrelsens värdegrund att behandla alla med respekt, professionalitet och öppenhet.

Anställningens omfattning
Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning sex månader kan bli aktuell.
Omfattning: Heltid
Tillträde efter överenskommelse.

Då tjänsten är säkerhetsklassad krävs svenskt medborgarskap, säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras, du kan komma att ingå i Länsstyrelsens krisorganisation.

Ansökan
Välkommen med din ansökan med CV och personligt brev senast 2020-11-22.


Ansökan görs via rekryteringssystemet ReachMee. Ansök genom att klicka på knappen Ansök längst ner på sidan.

Vi har gjort vårt medieval för rekrytering och undanber oss därför vänligt men bestämt kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Länsstyrelsen är regeringens representant på regional nivå och har som uppdrag att utveckla länet, att verka för att de nationella politiska målen får genomslag i länet och att vara förvaltningsmyndighet.

Respekt, professionalitet och öppenhet är vägledande i vårt arbete och vårt förhållningssätt till varandra, medborgarna och andra intressenter. Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering och vill ta tillvara de kvalitéer som mångfald tillför verksamheten, bland annat värdesätter vi kunskaper i sydsamiska.

Läs mer: http://www.lansstyrelsen.se/jamtland

För information om hur vi behandlar dina personuppgifter: www.lansstyrelsen.se/dataskydd