Arkivassistent / Registrator

Är du en noggrann person med kunskap inom arkivering? Då kan det vara dig som vi söker som vår nya kollega!

Länsstyrelsen arbetar för att Norrbotten ska utvecklas. Det gör vi på uppdrag av regeringen och vårt ansvarsområde är brett – myndighetsutövning, utveckling, förvaltning och samordning av länets olika intressen inom många områden. Det vi gör skapar samhällsnytta, och vi ser till att nationella mål och beslut får genomslag i länet. Vi har stor kunskap och många specialister. Vi kan och förstår Norrbottens olika intressen. Med vår bredd och sakkunskap kan vi göra samlade bedömningar för Norrbottens bästa. Tillsammans gör vi skillnad genom att bidra till en hållbar utveckling.

Som medarbetare på Länsstyrelsen kan vi erbjuda dig:
• meningsfulla och utvecklande arbetsuppgifter
• möjlighet att bidra till samhällsnytta
• kompetenta och engagerade kollegor
• goda utvecklingsmöjligheter och en hållbar arbetsmiljö
• individanpassade anställningsvillkor, möjlighet till distansarbete och hälsofrämjande aktiviteter

Du kommer att tillhöra administrativa enheten, en enhet med tolv medarbetare som ansvarar för Länsstyrelsens ärendehantering, arkivbildning, arkivvård och receptionen. Enheten har även huvudansvaret för dataskyddsfrågorna på myndigheten. Uppdraget är att arbeta med ett samlat digitalt ärendeflöde och vara ett administrativt stöd för myndigheten. Även utvecklingsfrågor kopplade till Länsstyrelsens mål att bli en modern, digital myndighet är en del av vårt uppdrag.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer framför allt att arbeta med utlämnanden av allmänna handlingar och hantera lån ur arkivet. Göra sekretessbedömningar, ta fram och återställa arkivhandlingar och ha många kontakter både inom och utom myndigheten.

I nära samarbete med vår arkivarie inventerar, ordnar och förtecknar du arkiv och gallrar handlingar. Du sköter beställningar av arkivvårdsmaterial och destruktion av utgallrade arkivhandlingar.

Viss diarieföring ingår i tjänsten, det innebär att bedöma, registrera och hantera allmänna handlingar. Du ska bistå med service och stöd till både verksamheten och allmänheten samt upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring med god kvalitet. Du förväntas hantera myndighetens handlingar enligt gällande lagstiftning, förordningar och interna rutiner när det gäller registrering och expediering av allmänna handlingar.
Du kan även komma att arbeta med dokumenthantering (till exempel skanning och filkonvertering), posthantering eller andra uppgifter som ligger inom diariets ansvarsområde. Tempot kan emellanåt vara högt och det är viktigt att inte tumma på kvaliteten och servicen i arbetet. Tidvis kan du också få hoppa in i vår reception eller hjälpa till med andra arbetsuppgifter inom enheten.

Arbetet innebär att du även kommer att delta i nationella nätverk där du företräder gruppens i specifika frågor.

Ansvarsområdena i dessa tjänster kan komma att ändras och andra arbetsområden tillkomma, dels för att främja din utveckling men också för att våra uppdrag förändras över tid.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• avslutad eller pågående utbildning på högskolenivå inom arkiv- och informationsvetenskap,
• tidigare erfarenhet av arbete inom arkiv och har stor kunskap inom förtecknande och gallringsfrågor,
• god kännedom om offentlig förvaltning,
• goda kunskaper i Excel och Office,
• mycket goda kunskaper i svenska, både tal och skrift,
• god datavana,

Det är en fördel om du har:
erfarenhet från diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar,
• erfarenhet från e-arkiv,
• erfarenhet av att arbeta i arbetsgrupper för att utveckla verksamheten,
• kunskap i ärendehanteringssystemet ex. Platina,

Eftersom det till stora delar är ett självständigt arbete ska du kunna planera, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du kommer att ingå i ett team vilket ställer krav på god samarbetsförmåga. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du behöver också vara flexibel och snabbt kunna växla mellan arbetsuppgifter då omständigheterna kräver det.

Länsstyrelsen fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Då vissa tjänster hos Länsstyrelsen i Norrbotten ställer krav på säkerhetsprövning kan du innan en anställning behöva genomgå en säkerhetsprövning som bland annat innebär samtal och registerkontroll. I vissa fall ställs krav på svenskt medborgarskap för säkerhetsklassade tjänster. .

ÖVRIGT
Vi arbetar aktivt för en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka. Vi välkomnar medarbetare med olika bakgrund och arbetar för att vår arbetsplats ska vara tillgänglig för alla.
Vi verkar för att ha medarbetare med kunskaper inom Sveriges minoritetsspråk och sätter därför värde på dina kunskaper i samiska, meänkieli, finska, romani chib och jiddisch.

I och med denna annons så har Länsstyrelsen slutligt bestämt val av annonsmedia.