Arkivassistent - Uppsala Kommun

Enheten för Registratur

Vill du ta dig an en ny utmaning och ansvara för Uppsala kommuns nya stora mellanarkiv? Är du bra på att planera, organisera och tar initiativ som leder till resultat? Då kan du vara den vi söker! På enheten för registratur erbjuder vi både en trevlig arbetsplats och goda möjligheter till utveckling. Välkommen med din ansökan senast 2022-07-24!

Enheten för registratur styr och stödjer Uppsala kommun i frågor som rör informationshantering, ärendehantering, registrering och arkivsamordning för kommunstyrelsen och nämnderna. Vi jobbar för att övergången till en digital långsiktig hantering av information bättre ska möta framtidens utmaningar. Enheten består av cirka 25 medarbetare.

Enheten för registratur ingår i avdelningen för kansli där även stadsarkivet, enheten för juridik samt enheten för nämndsekretariat, beredning & utredning ingår och totalt sett är vi cirka 85 medarbetare. Avdelningen har det strategiska ansvaret för att utveckla och effektivisera kommunens arbete kring ärenden och handlingar. Din arbetsplats blir dels i Uppsala kommuns stadshus och dels i mellanarkivet i Boländerna. Båda arbetsplatserna är moderna och nyrenoverade kontorslokaler där vi arbetar utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Ditt uppdrag
Arbetet innebär nära samarbete inom den egna enheten, med stadsarkivet och fastighetsavdelningen, samt även mycket kontakt med Uppsala kommuns övriga verksamheter. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att vara:

• Planering av arbetsplatser, fördelning av utrymme och märkning med mera.
• Stötta intendenturen gällande planering av inflyttning till mellanarkivet.
• Delta i arbetet med rutiner och arbetsformer.
• Medverka till att säkra att arkivkrav efterlevs.
• Hantera behörigheter för mellanarkivets olika delar.
• Tillsammans med verksamheterna planera för inkommande material, både kontinuerligt och när andra arkivlokaler ska tömmas.
• Tillsammans med verksamheterna planera för utgående material, till stadsarkivet eller genom gallring.
• Följa upp förändringar i behov av utrymme, arbetsplatser med mera.


Din bakgrund
För denna roll ska du ha en avslutad gymnasieutbildning. Har du erfarenhet av arkiv, att utveckla rutiner och processer är det meriterande. Tjänsten kräver B-körkort. Vi ser det som meriterande om du som söker har erfarenhet av likande arbetsuppgifter samt av arbete i en större offentlig förvaltning. Det är även ett stort plus om du har goda IT-kunskaper.

Eftersom det till viss del är ett självständigt arbete ska du själv kunna planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du är bra på att se sammanhang, lösa komplexa frågor och problem. Vidare är du flexibel och ser möjligheter i förändringar. Sist men inte minst söker vi dig som är bra på att samarbeta och kommunicera på ett klart och tydligt sätt i många olika sammanhang.

Upplysningar
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta: Britt-Marie Hafelt, enhetschef, 018-726 11 40.

Fackliga företrädare:
DIK, Erik Önnevall, 018-727 21 85
Vision, Liselotte Ehn, 018-727 49 49.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta enheten för kompetensförsörjning: 018-727 26 59.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation
Välkommen till kommunledningskontoret. Här jobbar du tillsammans med medarbetare på staber för kommunikation, HR, IT, ekonomi och fastighet samt avdelningarna kvalitet och planering, hållbarhet, trygghet, säkerhet och beredskap, kansli samt enheten för omvärld och ledningsstöd. På kommunledningskontoret ligger även organisationerna för näringsliv och destination samt gemensam service. Kommunledningskontoret är länken mellan våra förtroendevaldas beslut och kommunens alla verksamheter. Vårt uppdrag är bland annat att samordna och driva övergripande frågor inom demokrati, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet.

Mer information om vår organisation hittar du på uppsala.se (https://www.uppsala.se)
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.