Arkivsamordnare till Ödeshögs kommun

Ödeshögs kommun är beläget i sydvästra Östergötland, med Omberg i norr, Vättern i väster, den bördiga östgötaslätten i öster och Holavedens djupa skogar i söder. Genom kommunen går E4:an som möjliggör att du enkelt når både Linköping och Jönköping på 40 minuter med bil. I Ödeshögs kommun bor ca 5300 invånare och kommunen är med sina ca 400 tillsvidareanställda inom fyra olika förvaltningar kommunens största arbetsgivare.

Enheten för personal/lön och kommunkansli på kommunledningsförvaltningen har idag 6 medarbetare-, en HR-konsult, två lönehandläggare, en kommunsekreterare, en nämndssekreterare och en förvaltningsadministratör, enheten leds av kommunens HR-chef. Då en av medarbetarna kommer gå vidare internt till en annan förvaltning söker vi nu en arkivsamordnare tillika huvudregistrator med gedigna kunskaper inom offentlig förvaltning som vill vara med och utveckla verksamheten med arkiv, registratur och informationshantering i Ödeshögs kommun.

Din arbetsplats

Kommunkansliets övergripande uppgift är att ge administrativ service och stöttning till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Verksamheten omfattar ledning, planering och samordning av kommunövergripande frågor inom ärende- och dokumenthanteringsprocesser. Vidare ansvarar kansliet för kommunens centralarkiv samt administration och utveckling av kommungemensamma system inom området. Vid valår fungerar även kansliet som valkansli.

Ditt uppdrag

Ditt huvudsakliga uppdrag är att vara arkivansvarig och registrator i Ödeshögs kommun. Du ansvarar för vård av arkivet och stöd till medarbetare och medborgare inom hela kommunens arkivverksamhet, bland annat uppdatering av informationshanteringsplan och arkivreglemente.

Som registrator är du ”spindeln i nätet” och ansvarar bland annat för att stå till tjänst för utlämnande av handlingar. Det ingår även utbildnings- och samordningsansvar med att internt utbilda chefer och medarbetare inom ärendehantering, diarieföring och registratur. Samt att utveckla och uppdatera lathundar och stödmaterial för handläggare och webbredaktör på intranät och hemsida inom ditt ansvarsområde.

Tillsammans med representanter från andra kommuner kommer du att ingå i nätverket för ITSAM och Sydarkivera. Du kommer även vara dataskyddssamordnare i Ödeshögs kommun och förutom att leda och driva dataskyddsarbetet intern också delta i nätverk som ITSAM leder.

Vidare ingår även i ditt uppdrag att vid behov arbeta mot samtliga förvaltningar och nämnder med nämndsadministration, ärendeberedning och som sekreterare vid sammanträden och möten. Du kommer ingå i vårt interna nätverk med kommun- och nämndsekreterare. Vid valår kommer du att ingå i valkansliet.

Din bakgrund

Du har en slutförd gymnasieexamen samt flerårig erfarenhet av arbete med registrering, arkivering, och dokumenthantering i en politisk styrd organisation och är van att arbeta i ett digitalt informations- och ärendehanteringssystem. I Ödeshögs kommun använder vi Evolution.

Du har god kunskap om de lagar och förordningar som styr hantering av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning. B-körkort är meriterande då tjänsteresor kan förekomma.

Du trivs i en serviceinriktad roll med pedagogiska inslag, där interaktion med andra faller sig naturligt. Du är trygg i din roll som arkivansvarig och registrator och trivs med att arbeta både självständigt och tillsammans med andra.

Du har ett intresse och en vilja att utveckla systematiska arbetssätt och processer som gör det lätt att göra rätt, både för dig själv och de du stöder. Du är en god kommunikatör i både tal och skrift.

Detta är en tjänst där du har stor möjlighet att påverka innehåll och arbetssätt i tjänsten, vi förutsätter därför att du är van vid att ta stort eget ansvar och har en förmåga att leda och driva dina egna processer, och samtidigt en god förmåga att samarbeta med andra.



Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.



Välkommen med din ansökan senast 15 april.