Arvato Finance söker en Office Manager

Presentation

Trivs du i en supporterande roll och har flera års erfarenhet av att stötta en ledning administrativt? Är du serviceminded, ansvarsfull och en god kommunikatör som talar flytande svenska och engelska?

Arvato Finance söker en Office Manager till sitt nordiska Management team i Stockholm. I rollen ingår att assistera ledningsgruppen samt ansvara för kontoret och receptionen. Idag arbetar ca 20 personer på kontoret men det växer och beräknas ha närmare 30 anställda vid årets slut. På kontoret sitter CEO, CFO, CMO, Head of Project Office inklusive en del rapporterande personal. Den svenska organisationen är även representerad inom e-handel, juridiska tjänster samt försäljning.

Tjänsten är en rekrytering med placering i centrala Stockholm. Urval och intervjuer sker löpande så välkommen med din ansökan redan idag!

Arbetsuppgifter

I rollen som Office Manager rapporterar du till Head of Projects B2C Finance och du kommer även att bygga mycket goda relationer och supportera samtliga anställda på Stockholmskontoret. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden kommer att vara:

• Proaktivt arbeta för att förenkla arbetet för den nordiska ledningsgruppen
• Bygga goda relationer och samordna informationsflödet både internt och externt
• Bidra till en välkomnande, serviceinriktad och professionell atmosfär
• Utveckla rutiner och principer kring kontorets aktiviteter och event
• Hantera korrespondens, logistik och kontorsmaterial
• Upprätthålla scheman och kalendrar för delar av ledningsgruppen
• Organisera och koordinera ledningsgruppsmöten, konferenser, researrangemang och resekostnader
• Samordna aktiviteter och processer med aktörer på andra kontor

Utbildning/erfarenhet

För att lyckas i rollen bör du ha flera års erfarenhet av att supportera ledningsgrupp och administratrera rutiner. Du har goda kunskaper i Office-paketet, främst i Outlook. Viktigt är även att du har en hög social kompetens och god kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt. Det är ett krav att du är flytande i svenska och engelska, och talar du tyska, holländska och/eller finska är det meriterande.

Som person är du serviceminded, ansvarsfull och supporterande i alla frågor. Vi ser även att du är strukturerad och målorienterad, och har en fallenhet för att ha många bollar i luften samt slutför ditt arbete. För att lyckas i rollen krävs en god förmåga att arbeta självständigt såväl som i team.

Förmåner

Arvato Finance är ett händelserikt företag med flertalet pågående internationella projekt. För rätt person finns goda möjligheter att utveckla sina professionella färdigheter och förmågor.

Företagsbeskrivning

arvato Financial Solutions is a global financial service provider and a division of Bertelsmann SE & Co. KGaA as a subsidiary of arvato AG. The company has around 7,000 employees in 22 countries, including a strong presence in Europe, America and Asia. arvato Financial Solutions is synonymous with professional outsourcing services (Finance BPO) centering on cash flow in all phases of the customer lifecycle – from risk management and invoicing to debtor management, the sale of receivables and debt collection. We manage around 10,000 customers making us Europe’s third largest integrated financial service provider. The B2C division is currently the fastest growing area within arvato Financial Solution.