Assistent

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Vid Serviceenheten arbetar cirka 280 medarbetare som tillsammans erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet. 

Welcome Services är en sektion under Serviceenheten som erbjuder bostäder, information, aktiviteter, råd och stöd för internationella forskare, personal och studenter samt mottagande institutioner vid Göteborgs universitet. I sektionens tjänster ingår uthyrning av bostäder, med både en stor administration kring bokningar och mottagande samt en omfattande hantering av ärenden av praktisk art. Utöver arbetet med bostäder så ansvarar Welcome Services för ett innehållsrikt välkomstprogram för internationell personal och internationella studenter, både vid terminsstart och under året.

Vid Welcome Services arbetar idag ett tiotal personer. Sektionen finns i nyrenoverade lokaler i Studenternas hus i centrala Göteborg. Vi söker nu en assistent för en tidsbegränsad anställning med varierande arbetsuppgifter. Mer information om sektionen hittar du här

Arbetsuppgifter 
Dina arbetsuppgifter kommer att bestå både av löpande administration, praktiskt arbete i våra bostäder och i genomförande av våra aktiviteter för internationella studenter och personal.

Du kommer bl a att arbeta med;
- kontakter med internationell personal och internationella studenter som söker bostad och/eller information
- kontakter med personal inom universitetet gällande bostadsuthyrning och aktiviteter
- arbete i bokningssystem för uthyrning av bostäder
- kontakter med fastighetsägare, fastighetsskötare och leverantörer av olika tjänster för felanmälningar, beställningar, leveranser etc
- hantering av informationsmaterial och nycklar
- administration av och medverkan i ankomstdagar, välkomstprogram och aktiviteter

Arbetet utförs i samarbete med kollegor som hanterar liknande frågor. Tillsammans bildar ni ett arbetslag med hög grad av självstyrelse och egenansvar. Stor vikt läggs vid att samarbeta och avlasta varandra för en kreativ och god arbetsmiljö.

Kvalifikationer 
För att lyckas i rollen krävs att du har:


• God administrativ förmåga
• Goda språkkunskaper i svenska och engelska
• Goda kunskaper i Officepaketet

Följande erfarenhet är meriterande:


• Att ha arbetat i bokningsprogrammet Oscar eller liknande system
• Att ha arbetat i nyckelhanteringssystemet Alliera eller liknande system
• Att ha arbetat med uthyrning eller skötsel av bostäder
• Att ha arbetat med kundsupport eller liknande serviceärenden
• Att ha arbetat med internationell personal och/eller internationella studenter
• Att ha arbetat med aktiviteter och mottagande av gäster/kunder

Det är meriterande om du har arbetat eller har utbildning från Göteborgs universitet för att ha kännedom om universitetets verksamhet och organisation.

Du är pragmatisk och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland de ärenden som åläggs dig. Du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och trivs både på kontoret och ute på fältet. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningen är en tidsbegränsad anställning under sex månader med en omfattning av 100 % (heltid) med placering vid sektionen Welcome Services, Serviceenheten, Göteborgs universitet, Göteborg. Tillträde för anställningen är 15 november eller enligt överenskommelse. 

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta:

Sektionschef Karin Hellqvist
031-786 2135
karin.hellqvist@gu.se

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Bifoga i ansökan:


• CV
• Personligt brev
• Övriga dokument relevanta för ansökan (frivilligt)



Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-11-06

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.