Assistent-administrativt stöd

Som assistent på Trafikverket är du med och underlättar vardagen för invånare och företagare i hela Sverige. Det gör du genom att vara med och bidra till framtidens infrastruktur.
"Som assistent på IKT jobbar jag mycket med stöd till chefer och ledningsgrupper. Så som att skriva minnesanteckningar på mötet planera inför möten och boka lokaler och resor. Jag stöttar även i Sharepoint (arbetsrum), CDI (fakturahantering) och annat som chefen/ledningsgruppen behöver hjälp med." (citat från en medarbetare i gruppen)




Assistent-administrativt stöd

Arbetsuppgifter

Som assistent/administrativt stöd på någon av våra avdelningar inom Verksamhetsområde IKT har du en viktig roll i att ge stöd till chefer och medarbetare vid planering och genomförande av det dagliga arbetet i verksamheten. Du kommer att ha en stor variation och bredd i dina arbetsuppgifter. I det ingår bla att:
stödja chef/ledningsgrupp i att administrera ledningsgruppsmöten och övrig mötesplanering
ge stöd vid användande av IT-hjälpmedel
ansvara för avdelningens dokumenthanteringssystem (SharePoint) med struktur, behörigheter, utveckling och underhåll
stöd i fakturahantering
stöd i framtagande av intern information och kommunikation
säkerställa att beslut signeras och diarieförs  


Övrig information

Önskar du att arbeta delvis på distans? I den här tjänsten kan det finnas möjlighet att arbeta hemifrån upp till 40 procent av din arbetstid.
#LI-Hybrid

I denna rekrytering används webbaserade tester som en del i urvalet.

Kvalifikationer

Som person är du initiativtagande och ser självständigt vad som behöver göras och agerar därefter. Du besitter en god förmåga att planera och strukturera och skapar utifrån detta genomförbara planer på kort och lång sikt. Vidare har du god samarbetsförmåga och arbetar för att hitta lösningar som gynnar alla parter på bästa sätt. Vi ser även att du inger förtroende och är en god relationsbyggare som bygger nya nätverk och vårdar befintliga. Du är mån om att ge professionell service genom att du är lyhörd för din omvärld och bemöter andra med respekt. 
Vi söker dig som
har minst en avslutad gymnasieutbildning med relevant inriktning
har flerårig erfarenhet av administrativa uppgifter
har goda kunskaper i Office-paketet
har mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift

Det är meriterande om du
en eftergymnasial utbildning
kunskaper av administration i verktyget SharePoint och fakturasystem CDI
har erfarenhet av att ta emot och förmedla information
har erfarenhet av att samordna administration såsom möten och andra aktiviteter för större grupper
har erfarenhet av att skriva protokoll


Ansökan

De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. 
Som sökande till Trafikverket kan du eventuellt behöva gå igenom en säkerhetsprövning. Den innehåller säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll innan anställning, om tjänsten är placerad i säkerhetsklass. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap för säkerhetsklassade tjänster.
Inom vår IT-organisation är du med och utvecklar Sverige med hjälp av moderna och innovativa lösningar. Vi är mitt i en spännande förändring där vi försöker ta vara på digitaliseringens möjligheter till fullo. Digitaliseringen ställer allt större krav och vi vill därför anpassa oss vad gäller kompetens, arbetssätt och organisation i takt med utvecklingen. Vi har ett helhetsansvar för IT och telekom, en verksamhet som pågår dygnet runt, året om - precis som Sveriges transportsystem.
På Trafikverket jobbar vi med att göra Sverige närmare. Vi tror på att en förening av olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är den bästa grunden för att bygga en arbetsplats fri från diskriminering och en miljö där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där den gemensamma nämnaren är pålitlighet, engagemang och mod. För det är så vi bäst representerar vårt samhälle.