Assistent för företagstjänster

Verksamhetsbeskrivning
Den brittiska ambassaden i Stockholm är en del av ett världsomspännande diplomatiskt nätverk som representerar brittiska politiska, ekonomiska och konsulära intressen utomlands. Ambassaden söker nu en ny Corporate Services Assistant för att ge en hög standard på administration och logistikstöd till ambassaden.


Arbetsuppgifter
Ekonomi- och upphandlingsstöd: (60 %)
. Övervaka inkommande begäranden och skapa rekvisitioner som en del av inköps-till-betalning-processen
. Rutinmässig skanning och uppladdning av fakturor till Sharepoint, vilket ger effektivt stöd för fakturahantering
. Allmänt administrativt stöd till revisorn
. Budgetövervakning av IT- och säkerhetsutgifter
. Valuta för pengarna-övningar och allmän upphandling
Logistikstöd (30%)
. Grundläggande support för slutanvändare
. Åta sig köransvar och logistiskt stöd
. Stödja ombordstignings- och utträdesförfaranden för personal. IT, E-post, Åtkomst
. Underhålla officiell cykelflotta
Administrativa uppgifter (10%)
. Samordna språkutbildning och framstegsbedömningar för inkommande brittisk personal; vid behov hålla kontakt med lokala leverantörer
. Åta sig eventuella ad hoc-uppgifter för att hjälpa till att uppfylla ambassadens mål


Utbildning/Erfarenhet
. Giltigt körkort
. God kommunikationsförmåga
. Förmåga att arbeta under tryck
. Välorganiserad
. Ett artigt, vänligt och taktfullt sätt när du hanterar klagomål, förfrågningar eller löser problem
. God IT-kompetens, skicklig användare av Microsoft Office

Önskvärda kvalifikationer, färdigheter och erfarenheter. Det är ett plus om du har:

Tidigare erfarenhet av att arbeta i en internationell organisation.
Engelska och Svenska tala och skriva krav
Kompetenskrav
Att se helheten, förändra och förbättra, fatta effektiva beslut, hantera en kvalitetstjänst, leverera i takt, arbeta tillsammans

Alla sökande ska lämna ett tydligt motivationsbrev.