Assistent i registratorroll

Ref: 20232475

Arbetsuppgifter
Som assistent i registratorroll är du mitt i händelsernas centrum varje dag. Du klassificerar och registrerar, inkomna, utgående eller upprättade handlingar. Hantering av nämnds handlingar, såsom tex. handlingar till Myndighetsutskottet är en stor del av ditt arbete men du arbetar även med arkiv, akter och gallring. Du har många olika kontakter inom myndigheten och stöttar, utbildar och hjälper kollegor vid frågor om diarieföring och hantering av allmänna handlingar. Du samordnar och ser till att begäran om utlämnande av handlingar hanteras inom rätt tid. Du följer rutiner och riktlinjer kring offentlighetsprincipen. Du arbetar också med utveckling och förändringsarbete inom området i nära samarbete med kollegor.  

I rollen ingår även att man stöttar upp i sektionens reception där man tar emot fysiska besökare och inkomna telefonsamtal. 

Arbetet är ofta självständigt, men sker tillsammans i en grupp av andra assistenter inom området. Jobbet som registrator präglas av struktur, ordning och reda men är samtidigt väldigt händelserikt – det är något nytt varje dag, med omväxlande arbetsuppgifter.  

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning, erfarenhet av att arbeta i en registratorroll och därmed också erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig eller statlig sektor. Vidare har du erfarenhet av arkivarbete och av att hantera nämnds handlingar såsom exempelvis till Myndighetsutskottet samt erfarenhet av att följa lagar kring offentlighetsprincipen. Din datorvana är mycket god och du har god förmåga att uttrycka dig i såväl tal som skrift på både engelska och svenska. Erfarenhet av att registrera handlingar i diarieföringssystem är ett krav, har du erfarenhet av att arbeta med detta i Platina är det meriterande. 

Rollen innebär att du behöver du vara flexibel och trivas med att vara navet i myndigheten. Du är noggrann i ditt arbete och förstår vikten av att handlingar hamnar rätt. Samtidigt är du en lagspelare som delar med dig av din kunskap. Du tycker om täta kontakter med kollegor och svarar gärna på frågor från både allmänhet, företag och medarbetare på myndigheten. Arbetsbördan och inflödet av handlingar varierar över tid, utifrån det behöver du vara stresstålig och tycka om att arbeta under tillfälliga arbetstoppar. Du gillar att växla mellan såväl arbetsuppgifter som ansvarsroller med dina kollegor under en dag. I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet. 

Om arbetsplatsen
Sektion Administration utredning består av 19 medarbetare och vårt uppdrag är att utföra administration åt IFO Utredning. Arbetsuppgifterna består av fakturaadministration, hantering och registrering av sekretess handlingar, administration kring utbetalning av arvode och omkostnader till uppdragstagare, post och arkivarbete samt ta emot och bemöta Malmöbon i våra två receptioner.
Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.