Assistent med fokus på bemanning

Ref: 20220220

Arbetsuppgifter
Vi söker nu en assistent med fokus på koordinering av bemanning till daglig verksamhet enligt LSS. Du kommer med stöd av sektionschef att självständigt hantera och koordinera korttidsbemanning inom enhetens verksamheter. Som assistent hos oss är du även ansvarig för att stötta sektionschefer inom många olika administrativa områden. 

När det gäller hantering av korttidsbemanning kommer du att få in verksamheternas behov dagligen, och du koordinerar sedan tillgängliga resurser i enhetens bemanning- och poolverksamheter genom systemet Vikariebanken. I bemanning och pool finns i dagsläget åtta heltidstjänster som dagligen täcker korttidsfrånvaro inom enhetens 42 olika dagliga verksamheter. Stöd till sektionschefen i att kostnadsfördela löner för medarbetarna i bemanningen och poolen samt granskning i Vikariebanken ingår. En framtida arbetsuppgift för assistenten kan komma att bli att ge stöd till sektionschef vid rekrytering.

Utöver arbetet med bemanning kommer du även att tillsammans med en annan assistent att ansvara för bland annat:


• Hantering/fördelning av praktikplatser
• Beställningar och inköp
• Fakturahantering i ekonomisystemet Ekot
• Direktupphandlingar
• Digital arkivering
• Posthantering
• Andra förekommande administrativa uppgifter

I denna tjänst ligger tyngdpunkten på att vara behjälplig till sektionschef med att bemanna upp vid korttidsfrånvaro i enhetens dagliga verksamheter som har öppet dagtid måndag till fredag. Tidiga morgonar förekommer i tjänsten för att säkerhetsställa att ersättare finns på plats när verksamheterna öppnar kl 07.30. Du kommer att hantera kontakter och samverka med många sektionschefer och medarbetare inom enheten dagligen.

Du kommer också att arbeta aktivt i vårt ekonomisystem Ekot. Där har du ansvar för att kontera fakturor, göra beställningar och ha kontakt med leverantörer samt övriga uppgifter som kan ingå i Ekot. Om våra fakturagranskare ute i verksamheterna stöter på problem är det till dig de vänder sig. Behöver vi inhandla något som inte är upphandlat kan du också vara behjälplig vid direktupphandlingar.

Ytterligare arbetsuppgifter som kan komma att ingå i uppdraget är att vid behov boka lokaler, göra uppföljningar och sammanställningar av statistik, skriva minnesanteckningar samt administrera praktikplatser inom enheten.

Vi kan erbjuda dig ett omväxlande uppdrag där du får möjlighet att utvecklas. Vi erbjuder även flextid och friskvårdsbidrag.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en treårig teoretisk inriktad gymnasieexamen (till exempel samhällsvetenskaplig, ekonomisk, naturvetenskaplig eller vad arbetsgivaren bedömer likvärdig) och som dessutom har ett genuint intresse för service och administration i en stödjande roll. Har du eftergymnasial utbildning inom områden såsom personal, administration eller ekonomi ser vi detta som meriterande.

Du har minst ett års erfarenhet av att arbeta med korttidsbemanning (gärna inom vård- och omsorgsektorn) samt av likvärdiga administrativa arbetsuppgifter såsom att arbeta i HR- och ekonomisystem. Har du erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och av de system vi använder (Ekot, Personec/Hrut, Platina, Vikariebanken och Praktikplatsen) ser vi det som en merit. Du har god vana vid att arbeta i såväl Word som Excel. 

Du har erfarenhet av att hålla en hög servicenivå, och vana vid att arbeta i en verksamhet som tidvis präglas av ett högt tempo. Din förmåga att prioritera och ställa om mellan olika arbetsuppgifter är god och du tar egna initiativ till lösningar när detta behövs. Du ser vad som behöver göras och är van vid att arbeta självständigt. Självklart har du även en god förmåga att samarbeta med andra. Du är strukturerad och kommunikativ, och uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift. Du levererar i tid utan att tumma på struktur och kvalitet.

Om arbetsplatsen
Daglig verksamhet enligt LSS riktar sig till personer med intellektuell funktionsnedsättning och/eller autism samt personer med förvärvade hjärnskador i vuxen ålder. Insatsen ska bidra till goda levnadsvillkor och möjliggöra meningsfulla aktiviteter.  Stödet ska ges på ett sådant sätt att det stärker brukarens tilltro till sin egen förmåga. Våra verksamheter finns på mer än 50 olika platser i Malmö och innehållet varierar från sinnesstimulering och social samvaro till arbete på företag i grupp eller enskilt.

Som assistent hos oss har du din placering på Fänriksgatan 1, där enhetens samtliga chefer samt assistentkollega sitter. Vi är en arbetsplats som präglas av stort engagemang och hög tilltro till varandras kompetens.

I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 3000 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare och hälso- och sjukvård. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval, vilket innebär att arbetet med urval och intervjuer påbörjas innan sista ansökningsdag. Vänta därför inte med din ansökan.

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.