Assistent med fokus på bemanning

Ref: 20230351

Arbetsuppgifter
Enheten för personlig assistans söker nu en assistent med fokus på koordinering av bemanning. Du kommer självständigt hantera och koordinera korttidsbemanning inom enhetens verksamheter med stöd av en assistentkollega och enhetens sektionschefer. Du stöttar sektionscheferna inom många olika administrativa områden och du kan även komma att hjälpa dem att göra scheman och lägga in dem i vårt HR-system.

Utöver arbetet med bemanning kommer du även att ansvara för bland annat:


• Beställningar och inköp
• Fakturahantering i ekonomisystemet Ekot
• Direktupphandlingar
• Arbetsuppgifter kopplat till intäkter och brukarräkningar
• Introduktion av nyanställda
• Kontakt och stöd för medarbetarna kring HR-rutan och bemanningssystemet.

I tjänsten ingår även att samverka med brukaren och dess nätverk, andra samarbetspartners och övrig personal.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en treårig teoretisk inriktad gymnasieexamen, till exempel samhällsvetenskaplig, ekonomisk eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Har du en eftergymnasial utbildning inom områden såsom personal, administration eller ekonomi ser vi detta som meriterande.

Du behöver ha erfarenhet av likvärdiga administrativa arbetsuppgifter såsom att arbeta i HR- och ekonomisystem. Har du tidigare erfarenhet av administrativt arbete i kommunal verksamhet är det meriterande, likaså erfarenhet av schemaläggningsarbete. Det är även meriterande om du har erfarenhet av att arbeta administrativt i systemen AiAi, Procapita, Ekot, HRutan och Vikariebanken, Stratsys, Medvind och/eller om du har arbetat administrativt i andra personal- eller ekonomisystem. Vidare behöver du även ha god vana vid att arbeta i såväl Word som Excel.

Du har erfarenhet av att hålla en hög servicenivå, och vana vid att arbeta i en verksamhet som tidvis präglas av ett högt tempo. Din förmåga att prioritera och ställa om mellan olika arbetsuppgifter är god och du tar egna initiativ till lösningar när detta behövs. Du ser vad som behöver göras och är van vid att arbeta självständigt. Självklart har du även en god förmåga att samarbeta med andra.

Du är strukturerad och kommunikativ, och uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift. Du levererar i tid utan att tumma på struktur och kvalitet.

Om arbetsplatsen
I enheten för Personlig assistans ligger all kommunalt utförande av assistans samlat i olika sektioner. Detta bidrar till att vi kan ha fullt fokus på utveckling samt kunskap och kvalitet för verksamheten och Malmöbon. Din arbetsplats är förlagd till Fänriksgatan 1 där du arbetar nära din assistentkollega och sektionscheferna. Enheten präglas av en god kollegial samanhållning, där alla hjälper till och stöttar upp. Så kom och bli en del av vårt gäng!

I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 3000 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare och hälso- och sjukvård. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval, vilket innebär att arbetet med urval och intervjuer påbörjas innan sista ansökningsdag.

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. 

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om specifika jobb besvaras av kontaktpersonen som anges i annonsen.

För att tjänsten ska kunna tillsättas förutsätter det att erforderliga beslut fattats.