Assistent med tyngdpunkt på bemanning till Hälso- och sjukvårdsenheten

Ref: 20230427

Arbetsuppgifter
Som assistent hos oss är du ansvarig för att stötta sektionschefer inom många olika administrativa områden. I denna tjänst stöttar du både rehabsektionen och sjuksköterskesektionen som i nuläget bedrivs dag, kväll och helg. Du arbetar måndag-fredag, kontorstider.

Din huvudsakliga arbetsuppgift blir att bemanna med sjuksköterskor och undersköterskor vid kortare och längre tids frånvaro. Du hanterar kontakter med många medarbetare, bemanningsföretag och stadens egen bemanningsorganisation för sjuksköterskor (BUMS). Du registrerar anställningsunderlag, kopplar placeringsscheman, gör felsökningar, tar fram rapporter samt skriver och skickar in rättelser till HR-service om något blivit fel. Du hjälper även våra chefer med att göra scheman och lägga in dem i HR-systemet HRutan. Vid behov kan även medarbetare inom enheten höra av sig för att få hjälp i HR-systemet av dig.

Du kommer också att arbeta aktivt i vårt ekonomisystem Ekot. Där har du ansvar för att kontera fakturor och att göra felsökningar och beställningar. Om våra fakturagranskare ute i verksamheterna stöter på problem är det till dig de vänder sig. Behöver vi handla något som inte är upphandlat kan du också vara behjälplig vid direktupphandlingar.

I ditt arbete ingår även att vara en del i rekrytering av nya vikarier. Du kallar kandidater till intervju och deltar i intervjuerna tillsammans med ansvarig sektionschef. Du ger också stöd genom referenstagning och med att se till att processen flyter på.

Ytterligare arbetsuppgifter som ingår i uppdraget är att vid behov boka lokaler, göra uppföljningar och sammanställningar av statistik, skriva minnesanteckningar samt administrera praktikplatser inom enheten.

Det kan också bli aktuellt att hålla samman mindre projekt i förbättringsarbeten.

Vi kan erbjuda dig ett omväxlande uppdrag där du får möjlighet att utvecklas. Vi erbjuder även flextid och friskvårdsbidrag.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieexamen från teoretiskt gymnasieprogram (till exempel samhällsvetenskapligt, ekonomiskt eller naturvetenskapligt).

Du behöver ha minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom hälso- och sjukvård, där du har arbetat med bemanning och schemaplanering för sjuksköterskor. Självklart har du god vana av att arbeta i Office-paketet, och du har även god vana av att arbeta i Raindance/Ekot, Qlickview, Personec-P/HRutan, Timezync, Lifecare/Procapita och ärendehanteringssystemet Platina eller liknande. Du behöver ha erfarenhet av att arbeta utifrån avtal och lagstiftning gällande arbetstid inom offentlig sektor, och av att ha ett ekonomiskt tänk i arbetet med bemanning.

Du håller en hög servicenivå, och är van vid att arbeta i en verksamhet som tidvis präglas av ett högt tempo. Din förmåga att prioritera och ställa om mellan olika arbetsuppgifter är god, och du ser lösningar istället för problem. Du är van vid att arbeta självständigt, men har självklart en god förmåga att samarbeta med andra. Du är strukturerad och kommunikativ, och uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift. Dessutom har du B-körkort för manuell växellåda.

Låter det som om det är dig vi beskriver? Tveka inte att söka!

Om arbetsplatsen
Hälso- och sjukvårdsenheten på funktionsstödsförvaltningen består av fem sektionsschefer, sjuksköterskor, undersköterskor, fysioterapeuter, arbetsterapeuter och vaktmästare som sitter tillsammans i fräscha lokaler på Stora Nygatan 1.

I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 3000 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare och hälso- och sjukvård. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidare
Omfattning: 100%
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval, vilket innebär att arbetet med urval och intervjuer påbörjas innan sista ansökningsdag. Vänta därför inte med din ansökan.

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. 

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om specifika jobb besvaras av kontaktpersonen som anges i annonsen.