Assistent till Arbetsmarknadsavdelningen

Ref: 20200611

Arbetsuppgifter
Uppdraget är att med ett gott värdskap vara till hjälp för Malmöborna. Vi strävar ständigt efter ett bra bemötande och god service där våra möten präglas av respekt, värdighet och omtanke. Den administrativa verksamheten kan liknas vid ett nav som stödjer de övriga verksamheterna inom Arbetsmarknadsavdelningen. De administrativa funktionerna har en viktig roll i utvecklingsarbetet för att säkerställa att verksamheten bedrivs med god kvalitet utifrån Malmöbons behov.

I tjänsten som assistent kommer du att arbeta såväl inom reception som med gemensam administration inom Arbetsmarknadsavdelningen. Detta innebär att du kommer att möta medborgare, ta emot inkomna handlingar och hänvisa medborgare till rätt instans, men även sköta fakturahantering i Ekot, arbete i verksamhetssystemet Procapita samt annat förekommande administrativt arbete.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en fullgjord gymnasieutbildning samt flerårig erfarenhet inom serviceinriktade och administrativa arbeten. Vidare har du arbetserfarenhet av att möta och kommunicera med människor i en mångkulturell kontext, kan vara en hotellreception eller likande där den typen av möten förekommer ofta. Det är meriterande om du har erfarenhet av Procapita eller något liknande ärendesystem. Har du erfarenhet av arbete i en reception tidigare är det positivt. För tjänsten krävs det även att du har god datorvana och mycket god kunskap inom Officepaketet samt god förmåga att uttrycka sig i svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har kunskaper i fler språk än svenska som bedöms relevant för verksamheten.

Som person ser vi att du är strukturerad och noggrann. Du har en mycket hög servicekänsla och ett gott bemötande mot såväl besökare som kollegor. Det är centralt att du kan bevara lugnet i möten med besökare och bemöta dem på ett varmt och tydligt sätt. Du arbetar med verksamhetens bästa i fokus och har förmågan att ta initiativ, ansvar och själv driva ditt arbete framåt. I arbetsgruppen har vi ett nära samarbete och målsättningen är att leverera bästa service till verksamheten och till Malmöborna. Det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är flexibel och lätt kan skifta fokus till det som är mest prioriterat i stunden. Det är också mycket viktigt att du delar Malmö Stads värdegrund. Om detta stämmer in på dig kan du vara den personen vi söker! Vi erbjuder dessutom flextid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

I denna rekrytering kommer stor vikt läggas vid dina personliga egenskaper.

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Arbetsmarknadsavdelningen är en viktig aktör på Malmös arbetsmarknad. Vi medverkar till att stärka arbetssökande Malmöbors möjligheter till arbete eller studier och bidrar till att de av egen kraft, eller med hjälp av annan aktör, kan bli självförsörjande.

Tjänsten ligger inom Enheten för Stöd och administration, sektion 1. Det är 16 medarbetare i sektionen som har olika tjänster; Assistenter, Ekonomiassistenter och en IT-tekniker. Medarbetarna sitter fördelade på fem arbetsplatser runt om i Malmö. En av dessa är Nobelvägen 66, där den aktuella tjänsten i nuläget är placerad.

Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning tom 210430
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningsperioden.

Om du har sökt tjänster i Malmö stad tidigare så kanske du märker att du till denna tjänst söker på ett nytt sätt, via ett nytt rekryteringssystem. Vi byter rekryteringssystem för att det ska vara enklare för dig att söka våra tjänster. Om du har sökt i vårt tidigare system Visma Recruit, och vill återanvända din ansökan i denna rekrytering kan du logga in på ditt konto i Visma Recruit och ladda ner ditt tidigare CV och personliga brev.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.