Assistent till Boendeadministrationen och Kontraktsenheten

Ref: 20240455

Arbetsuppgifter
Inför sommaren rekryterar vi nu två assistenter till Lägenhetsenhetens olika sektioner inom avdelning Boende tillsyn och service. De två tjänsternas innehåll och fokus har flera likheter men skiljer sig något åt när det kommer till arbetsuppgifter, tanken är dock att båda tjänsterna skall kunna täcka upp för varandra om behov finns under semesterperioden. 

Uppdraget som assistent på boendeadministrationen inriktning Bokningscentralen löper från slutet av maj och fram till slutet av augusti. Arbetsuppgifterna består i huvudsak av att boka boendeplatser utifrån ett placeringsunderlag upprättat av socialsekreterare och matcha sökandes behov med rätt boende. En stor del av arbetet utförs i Excel samt en plattform för bokningar som är under utveckling. Arbetet innebär ett nära samarbete och kommunikation med socialsekreterare, boendeverksamheter och andra samarbetsparter. 

Uppdraget som assistent på kontraktsektionen och boendeadministrationen löper från mitten av juni till mitten av augusti. Arbetsuppgifterna består i huvudsak i att hantera boende- och leverantörsfakturor i Ekot samt stämma av dessa mot avtal genom arbete i verksamhetssystemet Lifecare eller fastighetssystemet Momentum. Tjänsten kräver goda kunskaper i Officepaketet och god erfarenhet av att arbeta i olika datorsystem.  I tjänsten kan det också ingå att tillsammans med en kollega genomföra tillsyn av våra lägenheter. Då vissa av våra boende har katt eller hund krävs det att du inte är allergisk mot något av dessa djur. Då vi färdas på cykel behöver du även kunna cykla. Uppdraget löper från mitten av juni till mitten av augusti. 

Kvalifikationer
Du ska ha en avslutad gymnasieutbildning och god yrkeserfarenhet inom administration samt kundtjänst och/eller annat typ av serviceinriktat arbete. 

Vidare ska du ha mycket goda datorkunskaper och god erfarenhet av att arbeta i olika datorprogram/system. En stor del av kommunikationen i arbetet sker via telefonsamtal och mail och det är viktigt att du kan uttrycka dig mycket väl på svenska, i såväl tal som skrift.

Meriterande:


• Erfarenhet av fakturahantering
• Erfarenhet av avrop från ramavtal
• Erfarenhet av direktupphandling
• Erfarenhet av Lifecare/ProCapita
• Erfarenhet av socialt arbete
• Erfarenhet av socialt arbete inom hemlöshetsområdet
• Erfarenhet av myndighetsutövning
• Erfarenhet av samarbete med myndighetsutövande verksamhet
• Erfarenhet av lokatillsyn/teknisk tillsyn 

Vi söker dig som är en lagspelare som med lätthet samarbetar i såväl liten grupp som med socialtjänsten i övrigt och andra samarbetsparter. En stor del av arbetet förutsätter en kvalitetsmedvetenhet och därför behöver du vara duktig på att arbeta strukturerat och noggrant med arbetsuppgifter i en verksamhet som är präglad av utveckling och förändring.

Tempot kan vara högt och det ställer höga krav på stabilitet, flexibilitet och ett lösningsorienterat arbetssätt i arbetsuppgifter gentemot såväl samarbetsparter som kollegor. 

Du ska vara serviceinriktad och tycka om att ta ett stort ansvar både för dina egna och gruppens arbetsuppgifter och ha en god kommunikativ förmåga. 

Verksamheten kommer fortsätta att utveckla nya arbetssätt för att möta de behov som uppstår i vår organisation. Arbetsgruppen består av kunniga och ansvarstagande medarbetare som tillsammans med chef skapar ett arbetsklimat med mycket arbetsglädje!

Vid tillsättning av dessa tjänster lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Om arbetsplatsen
Lägenhetsenheten består av fem sektioner som alla jobbar med boendefrågor på olika sätt.

Kontraktssektionen består av 11 medarbetare och vårt uppdrag är att anskaffa och förvalta lägenheter åt de Malmöbor som av olika anledningar inte kan erhålla egna hyresavtal. 

Boendeadministrationen är en administrativ sektion som servar socialtjänsten med bokning och matchning av boendeplatser och lägenheter med andrahandskontrakt samt övrig administration kopplad till boende. 

Enhetens övriga sektioner arbetar med teknisk tillsyn i socialtjänstens olika boendenlösningar samt boende utifrån massflyktsdirektivet. 

Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Vikariat
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 2
Tillträde: Start slutet av maj respektive juni

Övrigt
I denna rekrytering har vi för att än mer säkerställa ett kompetensbaserat urval valt att rekrytera utan personligt brev och ber dig därför att inte bifoga något sådant, utan endast bifoga din CV.

Innan anställning vill vi att du visar upp din gymnasieexamen samt id-handling (pass eller nationellt id-kort). Urval och intervjuer sker löpande. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.