Assistent till enheten för fysisk miljö

Ref: 20241983

Är du en organiserad och kommunikativ person som trivs med att koordinera och prioritera uppgifter? Då kan du vara den vi söker! Vi erbjuder två tidsbegränsade anställningar som assistent på 6 månader till vår vaktmästarsektion inom enheten för fysisk miljö.

Arbetsuppgifter
Som assistent kommer du att arbeta som ärendekoordinator och fungera som en viktig länk mellan beställare och utförare, vilket innebär samarbete med rektor, biträdande rektor och vaktmästare. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att:


• Prioritera, planera och fördela ärenden till vaktmästare, lokalsamordnare eller andra aktörer i ett digitalt-system.
• Säkerställa att ärenden hanteras effektivt och inom utsatt tid.
• Hantera uppföljning och återkoppling av ärenden. 
• Bidra till en smidig och välfungerande arbetsmiljö.

Tjänsterna är en funktion på sektionen för vaktmästare som leds av en sektionschef. 

I uppdraget ingår även att bemanna akuttelefonen under arbetstid kl. 07.00-15.30 och ta emot akuta ärenden från verksamheterna, samt skapa ärenden i ärendehanteringssystemet. 

Kvalifikationer
Du har en avslutad och godkänd gymnasieutbildning, eller annan lämplig utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget.


• Erfarenhet inom support, kundtjänst eller helpdesk: Vi söker dig som har gedigen erfarenhet av att arbeta med support, kundtjänst eller helpdesk.
• Du har erfarenhet av att arbeta i digitala system. 
• Administrativ erfarenhet: Tidigare erfarenhet av administrativt arbete och vana vid att arbeta i olika datasystem är meriterande.
• Flexibilitet och multitasking: Du trivs med att hantera oväntade och oplanerade uppgifter och är skicklig på att arbeta med flera saker samtidigt.
• Hög servicenivå: Du har erfarenhet av att upprätthålla en hög servicenivå och är van vid att arbeta i en miljö med högt tempo.
• Prioriteringsförmåga: Du har en utmärkt förmåga att prioritera och snabbt ställa om mellan olika arbetsuppgifter.
• Initiativtagande: Du tar egna initiativ till lösningar när det behövs och ser vad som behöver göras.
• Självständighet och samarbetsförmåga: Du är van att arbeta självständigt men har också en god förmåga att samarbeta med andra.
• Strukturerad och kommunikativ: Du är strukturerad och uttrycker dig mycket väl på svenska, både i tal och skrift.
• Kvalitetsmedveten: Du levererar alltid i tid utan att kompromissa med struktur och kvalitet.

Om arbetsplatsen
Ekonomiavdelningen är en av fyra stabsavdelningar. Avdelningen består av två enheter; enheten för fysisk miljö och ekonomienheten, samt en separat IT-sektion. Enheten för fysisk miljö har cirka 30 medarbetare, varav två sektionschefer. Inom enheten värdesätter vi samarbete, arbetsglädje och att skapa förutsättningar för barnens bästa förskola. Enheten är uppdelad i två sektioner. Sektionen för vaktmästeriet ansvarar för att utföra vaktmästaruppdrag av varierande karaktär och storlek till Malmö stads förskolor.

Förskoleförvaltningen är en av de största förvaltningarna i Malmö stad med cirka 4 800 medarbetare och cirka 200 förskolor geografiskt spridda över hela staden. Som anställd hos oss får du en viktig roll i en organisation som driver utveckling av förskolan.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning 6 månader
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 2
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning inom förskola, skola och skolbarnomsorg. Blankett för att beställa utdraget finns på https://polisen.se/tjanster-tillstand/blanketter/. Blanketten finns i kategorin Belastningsregistret och heter Skola, förskola eller barnomsorg – Belastningsregistret.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.