Assistent till LSS-bostäder

Ref: 20223080

Arbetsuppgifter
Som assistent hos oss är du ansvarig för att stötta enhetens chefer inom många olika administrativa områden.

Du registrerar anställningsunderlag, kopplar placeringsscheman, gör felsökningar, tar fram rapporter samt skriver och skickar in rättelser till HR service om något blivit fel. Du hjälper även våra chefer med att göra scheman och lägga in dem i HR systemet HRutan. Vid behov kan även medarbetare inom enheten höra av sig för att få hjälp i HR systemet av dig.

Du kommer också att arbeta aktivt i vårt ekonomisystem Ekot. Där har du ansvar för att kontera fakturor, göra felsökningar och göra beställningar. Om våra fakturagranskare ute i verksamheterna stöter på problem är det till dig de vänder sig. Behöver vi köpa något som inte är upphandlat kan du också vara behjälplig med att göra direktupphandlingar.

I ditt arbete ingår även att vara en del i rekryteringen av nya vikarier. Du kallar kandidater till intervju och tillsammans med några av enhetens chefer håller du i intervjuerna av nya vikarier. Du stöttar också med referenstagning och med att se till att processen flyter på.

Ytterligare arbetsuppgifter som du ska utföra är att vid behov boka lokaler, göra uppföljningar och sammanställningar av statistik, skriva minnesanteckningar under ledningsgruppsmöten samt administrera praktikplatser inom enheten.

Vi kan erbjuda dig ett omväxlande uppdrag där du får möjlighet att utvecklas. Vi erbjuder även flextid och friskvårdsbidrag

Kvalifikationer
Vi söker dig som har avslutad gymnasieutbildning, gärna med en administrativ inriktning. Det är meriterande om du har en högskole- eller annan högre utbildning med pedagogisk, beteendevetenskaplig eller liknande inriktning. Du ska ha goda kunskaper i svenska, såväl skriftligt som muntligt. Du ska också ha goda kunskaper i Office programmen Word och Excel.

För att vara aktuell för denna tjänst krävs kunskap/erfarenhet av LSS-verksamhet eller liknande med inriktning mot stöd, service och omvårdnad. Vi ser även att du har tidigare erfarenhet av att ha arbetat med administrativa arbetsuppgifter eller har arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Har du tidigare erfarenhet av administrativt arbete i kommunal verksamhet är det meriterande. Det är också meriterande om du har erfarenhet av att arbeta administrativt i systemen Ekot, HRutan och Vikariebanken, Stratsys, Medvind och/eller om du har arbetat administrativt i andra personal- eller ekonomisystem.

Som person ser vi att du trivs med att arbeta i ett högt tempo. Du har god förmåga att ställa om mellan olika arbetsuppgifter och du ser det som en självklarhet att hålla en hög servicenivå. Du är strukturerad och kommunikativ, att uttrycka dig välformulerat är inget problem. Du är van vid att arbeta självständigt men ser inga svårigheter med att samarbeta med andra. Vi ser också att du är en person som ser lösningar istället för problem och som har lätt för att prioritera mellan olika arbetsuppgifter.

Om arbetsplatsen
Avdelning LSS-bostäder består av 6 enheter. I denna tjänst kommer du att tillhöra enhet 2 som geografiskt omfattar Limhamn/Bunkeflo, Vintrie och Tygelsjö. Alla 9 sektionscheferna i enheten har sina kontor på sina verksamheter. Varje torsdag träffas ledningsgruppen och har sina möten på Smedmästarebyn 2G i Bunkeflostrand där även assistenten har sitt kontor.

I funktionsstödsförvaltningen arbetar drygt 3000 medarbetare med att tillsammans skapa och utveckla ännu bättre stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Våra verksamheter finns inom LSS, socialpsykiatri, personlig assistans, ledsagare och avlösare och hälso- och sjukvård. Även svårt sjuka barn som vårdas i hemmet ingår i vårt uppdrag. Vi arbetar för allas rätt till god hälsa, möjlighet till arbete och sysselsättning och att kunna delta i samhället utifrån sina förutsättningar. Var med och skapa ett meningsfullt och gott liv för Malmöbor med psykisk, intellektuell eller fysisk funktionsnedsättning!

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Befattningen ledigförklaras under förutsättning att den ej behöver tas i anspråk av i kommunen redan anställd personal. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg. 

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om specifika jobb besvaras av kontaktpersonen som anges i annonsen