Assistent till överintendent tillika internkommunikatör

Vill du bli en av oss och bidra till att utveckla en organisation som efter mer än 250 år sjuder av nyfikenhet, upptäckaranda och kreativitet? Vi som arbetar vid Naturhistoriska riksmuseet är stolta över allt det vi åstadkommer. Vi erbjuder en dynamisk miljö där många olika professioner och kompetenser arbetar tillsammans. Museet ansvarar för världsunika naturhistoriska samlingar som ständigt växer och utvecklas. Museet är ett av landets mest populära besöksmål med ca 700 000 besökare per år. Här bedrivs framgångsrik forskning och samhällsviktig miljöövervakning. Vi har över elva miljoner föremål i samlingarna, vilka utgör grunden för vår framgångsrika forskning inom geologi, paleontologi, zoologi, botanik samt miljögifters spridning i naturen. Naturhistoriska riksmuseet erbjuder också ett ledande forum för möten mellan forskare och mellan vetenskap och allmänhet.

Vi söker nu en assistent till vår överintendent, ÖI, när vår nuvarande ÖI-assistent går i pension. Vår överintendent är motsvarigheten till en generaldirektör och således även myndighetens chef. Överintendentens assistent kommer också att arbeta med intern kommunikation, tillhöra myndighetens kommunikationsenhet och ha kommunikationschefen som närmaste chef.

Kommunikationsenheten vid Naturhistoriska riksmuseet är en strategisk och operativ resurs, enheten ansvarar för att samordna, planera och utveckla den strategiska och operativa interna och externa kommunikationen och marknadsföringen för hela myndigheten. Det innefattar bland annat kommunikationsstöd till verksamheten, ansvar för intranätet och extern webbplats nrm.se, presskontakter och mediebevakning, marknadskommunikation av museet och Cosmonova. Enhetens ansvarsområde innefattar även forsknings- och vetenskapskommunikation, besöksstatistik och frågor om djur och natur till Jourhavande biolog. Vid enheten arbetar i nuläget åtta personer i roller med olika och kompletterande ansvarsområden i vår publika avdelning som också består av enheten för utbud och enheten för värdskap.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker en assistent som i första hand ska ge service och stöd till överintendenten i det dagliga arbetet. Arbetet innebär sedvanliga administrativa uppgifter såsom mötesadministration, sköta kalenderbokningar, förbereda material till föredragningar, skriva minnesanteckningar och protokoll, rese- och mötesbokningar, faktura- och dokumenthantering, informationssökning, arkivering/diarieföring, telefonpassning och posthantering inklusive praktiskt handhavande för att skapa en välfungerande miljö och arbetssituation för överintendenten och ledningen. I tjänsten ingår också ansvar för att fånga in, skriva och publicera nyheter och styr- och ledningsinformation som utgår från överintendenten och ledningsgruppen på myndighetens interna webbplats.
Som ÖI-assistent ansvarar du för koordinering och planering av överintendentens kalender och säkerställer att vardagen flyter på enligt planerat med rimlig mängd möten i förhållande till andra uppgifter. Andra viktiga delar av arbetet är omvärldsbevaka relevanta områden, t.ex. nyheter från regering och riksdag samt att sammanställa underlag för externa möten och säkerställa att de är kompletta. Arbetsuppgifterna är varierande med korrespondens på svenska och engelska.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har erfarenhet av en roll som kommunikatör, chefssekreterare, eller annan likvärdig kommunikativ och administrativ erfarenhet. Det är meriterande med erfarenhet från offentlig sektor och då helst från statlig myndighet. Du har en sekreterarutbildning eller en utbildning inom journalistik, kommunikation eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som motsvarande.

Du har en hög känsla för service, stor integritet och fallenhet för administration. Du är noggrann, strukturerad och har förmåga att prioritera. Arbetet kräver att du har goda kunskaper i Office-paketet och har lätt för att sätta dig in i IT-applikationer av olika slag.

Som assistent och internkommunikatör har du många sociala kontakter med människor med olika bakgrund och nationalitet. Du har goda kunskaper i det svenska och engelska språket både i tal och skrift. Du trivs när arbetsuppgifterna är varierande såväl på hög som låg nivå samt har förmågan att leverera i tid och på rätt kvalitetsnivå även under perioder med högt tempo.

Som person är du självgående, ansvarstagande och strukturerad och du har en god skriftlig kommunikativ förmåga. Du har en vilja och förmåga att hjälpa andra. Du är lösningsorienterad och ser alltid möjligheter att leverera lösningar. Du motiveras av att vara en del av helheten på Naturhistoriska riksmuseet och förstår vikten av din roll på myndigheten.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Vi ökar kunskapen om naturen och inspirerar till ansvar för vår värld. Vår långsiktiga strävan är att Naturhistoriska riksmuseets anställda ska spegla den mångfald som finns i Sverige. Vi välkomnar alla sökanden oavsett kön, bakgrund, ursprung och funktionsvariation.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring.
Vi undanbeder oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.