Assistent till socialtjänsten

Ref: 20242369

Arbetsuppgifter
Vi söker nu en assistent till enheten administration och service inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Din huvudsakliga placering kommer att vara på Bergsgatan 54 men utifrån behov kan du även komma att stötta dina kollegor på någon av våra andra kontor i centrala Malmö. Enheten servar medborgare som besöker receptionen och medarbetare och chefer inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen.

I rollen som assistent är ditt huvudsakliga uppdrag att jobba med vår gemensamma administration som innefattar fakturahantering i Ekot, administration i vårt HR-system, arkivarbete, arbete i verksamhetssystemet Lifecare samt annat förekommande administrativt arbete. Utefter verksamhetens behov innefattar en del av din tjänst också placering i vår reception där du tillsammans med dina kollegor tar emot fysiska besökare och inkomna telefonsamtal.

Arbetet är ofta självständigt, men sker tillsammans i en grupp av andra assistenter inom området. Arbetet präglas av struktur, ordning och reda men är samtidigt väldigt händelserikt – det är något nytt varje dag, med omväxlande arbetsuppgifter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning samt flerårig erfarenhet av administrativt arbete. Du behärskar svenska språket mycket väl i både tal och skrift. För detta arbete krävs också god datorvana, särskilt inom Officepaketet.

Meriterande:


• Arbetslivserfarenhet inom socialtjänstens myndighetsreception eller annat arbete där sociala kontakter är en stor del av arbetet
• God kännedom om socialtjänstens olika verksamheter
• Kunskap och erfarenhet av systemet Lifecare
• Erfarenhet av att arbeta med fakturahantering i Ekot
• Erfarenhet av administration i HR-system
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• Erfarenhet av arkivarbete

Rollen innebär att du behöver du vara flexibel och trivas med att vara navet i myndigheten. Du är noggrann i ditt arbete och förstår vikten av att handlingar hamnar rätt. Samtidigt är du en lagspelare som delar med dig av din kunskap. Du tycker om täta kontakter med kollegor och svarar gärna på frågor från både allmänhet och medarbetare på myndigheten. Arbetet med att ta emot besökare ställer krav på en god kommunikativ förmåga och ett gott bemötande. Arbetsbördan och inflödet av handlingar varierar över tid, utifrån det behöver du vara stresstålig och tycka om att arbeta under tillfälliga arbetstoppar. Du gillar att växla mellan såväl arbetsuppgifter som ansvarsroller med dina kollegor under en dag.

Om detta stämmer in på dig kan du vara den personen vi söker! I denna rekrytering kommer stor vikt läggas vid dina personliga egenskaper.

Om arbetsplatsen
Sektionen består av 18 medarbetare och vårt uppdrag är att utföra administration åt IFO utredning. Arbetsuppgifterna består av fakturaadministration, hantering och av sekretesshandlingar, administration kring utbetalning av arvode och omkostnader till uppdragstagare, post och arkivarbete samt ta emot och bemöta Malmöbon i vår reception.

Administration och service omfattar sex sektioner med inriktning på olika sorters serviceuppdrag. Hos oss arbetar cirka 80 medarbetare med hög kompetens och stort engagemang för serviceinriktat och administrativt arbete. Vi arbetar aktivt med att skapa en god arbetsmiljö och en kultur som tillåter våra medarbetare att utvecklas. Vi arbetar med att utveckla ett nära ledarskap för att möta framtidens utmaningar och skapa en attraktiv arbetsplats. Hos oss har du bland annat flexibel arbetstid och friskvårdsbidrag.

Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
I denna rekrytering har vi för att än mer säkerställa ett kompetensbaserat urval valt att rekrytera utan personligt brev och ber dig därför att inte bifoga något sådant, utan endast bifoga din CV.

Observera att dina svar och informationen som framgår i våra urvalsfrågor utgör en viktig del av urvalsarbetet. Det är därför viktigt att du besvarar dessa frågor som ett komplement till ditt bifogade CV. 

Innan anställning vill vi att du visar upp din gymnasieexamen samt ID-handling (pass eller nationellt ID-kort).

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.