Assistent till tillståndsenheten

Ref: 20240473

Arbetsuppgifter
Som assistent hos oss arbetar du i ett team med en annan assistent, mot utredningssekreterare på tillståndsenheten och fungerar som stöd i det administrativa arbetet.

I arbetsuppgifterna ingår bl.a. posthantering, hantera frågor från näringsidkare eller allmänheten, vilka inkommer via enhetens gemensamma e-post eller telefon, diarieföring, registrering av frågor, ansökningar, anmälningar och handlingar i verksamhetssystemen Alk-T och OL2. Utöver detta hanterar du även fakturor, ansvarar för debitering av avgifter och sköter bokningar samt administrering av kunskapsprov för de som ansökt om serveringstillstånd. I arbetsuppgifterna ingår även att bistå i att hantera inkomna överklaganden och begäranden om handlingar, samt att skicka beslut till andra myndigheter.

I rollen finns möjlighet att även ansvara för att planera de rutinartade tillsynsbesök som genomförs av enhetens inspektörer på Malmös serveringsställen och i de butiker som säljer tobak, tobaksfria nikotinprodukter, e-cigg och folköl. För ökad effektivitet i detta arbete ser vi gärna att du är en van användare av Excel. Med denna kunskap och erfarenhet tänker vi oss att du även kan bidra till att skapa och upprätthålla ett hållbart system för vår tillsynsplanering och vid behov, utföra olika typer av beräkningar. 

Kvalifikationer
För tjänsten krävs avslutad gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete i offentlig sektor. Vidare har du goda datorkunskaper, är en van användare av Excel samt har mycket god svenska i såväl tal som skrift.

Meriterande:


• Eftergymnasial utbildning inom administration
• Erfarenhet av administrativt arbete i Malmö stad
• Erfarenhet av fakturahantering i Ekot/Raindance
• God kunskap i engelska i både tal och skrift

Rollen kräver är att du är strukturerad och ansvarstagande. Du är dessutom självgående men är inte rädd för att fråga om hjälp. Förutom att du kommer att bilda ett team med enhetens andra assistent, kommer du även ingå i team med hela enheten. Detta kräver en mycket god samarbetsförmåga och mycket god kommunikativ förmåga. Dessa egenskaper blir även viktiga då du kommer att vara involverad administrativt i många av enhetens processer och därför ha en ständig och nära dialog med ett större antal kollegor. 

Hos oss är det viktigt med god service vid kontakt med stadens näringsidkare och allmänheten. Utifrån det behöver du vara serviceinriktad och ha en god kommunikativ förmåga. Det krävs även att du har ett helhetsperspektiv och är medveten om ditt sammanhang och hur dina arbetsuppgifter hänger ihop med verksamhetens syfte.

Om arbetsplatsen
Tjänsten har placering på Fänriksgatan 1. Som anställd hos oss erbjuds du möjlighet till flextid, semesterväxling samt friskvårdsbidrag. 

Tillståndsenheten handlägger ärenden enligt alkohollagen och lagen om tobak och liknande produkter. Tillståndsenheten utövar även tillsyn över de serveringsställen som har serveringstillstånd och de butiker som säljer tobak, tobaksfria nikotinprodukter, e-cigaretter och folköl, samt fungerar som remissinstans till Spelinspektionen och Länsstyrelsen.  

På tillståndsenheten arbetar 12 utredningssekreterare (utredare/handläggare), 2 assistenter och 10 inspektörer. Enheten är en del av Arbetsmarknads- och socialförvaltningen och har nära samarbete med stadens näringsidkare och flera myndigheter. 

Övrigt om förvaltningen och Malmö stad:

Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse  

Intervjuer är planerade till den 9/4 samt eftermiddag den 10/4. 

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.