Assistent till tillsynssektionen inom lägenhetsenheten

Ref: 20242139

Vi söker en engagerad assistent till Lägenhetsenheten som vill bli en viktig del av vårt team och stötta våra hyresgäster, samarbetspartners och kollegor med både administrativa och praktiska uppgifter.

Arbetsuppgifter
I rollen som assistent kommer du att bemanna receptionen, ta emot besökare samt besvara inkommande telefonsamtal och e-post. Du kommer också att ansvara för nyckelhantering och säkerställa att våra system för detta fungerar smidigt. Du kommer också att sköta beställningar och andra administrativa uppgifter som är viktiga för enhetens verksamhet. Du kan även komma att hantera bokningar av konferensrum samt boende- och leverantörsfakturor i Ekot, vilket även innebär att stämma av dessa i våra system. 

Rollen innebär även att du vid behov hjälper till med tillsyn av våra lägenheter tillsammans med en tillsynsperson. För detta krävs att du inte är allergisk mot hundar eller katter och att du kan cykla, eftersom uppgifterna kan innebära rörlighet mellan olika platser. 

Som en del av vårt team ingår du i ett nätverk med sju andra assistenter som dagligen samarbetar och stöttar varandra. Vi erbjuder en varierad arbetsmiljö med en blandning av administrativa och praktiska uppgifter. Som anställd erbjuder vi friskvårdsbidrag, flextid och möjlighet till semesterväxling.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning samt erfarenhet av administrativt arbete. Du behärskar svenska mycket väl i både tal och skrift. För detta arbete krävs också god datorvana, särskilt inom Officepaketet. 

Det är meriterande om du har:


• Eftergymnasial utbildning inom administration eller ekonomi
• Erfarenhet av lågaffektivt bemötande i arbetet
• Tidigare arbete med administrativa uppgifter inom offentlig sektor
• Kunskaper i andra språk utöver svenska

För att lyckas i rollen behöver du ha förmågan att arbeta självständigt och kunna göra tydliga prioriteringar i ditt arbete. Du är en strukturerad person med ett professionellt förhållningssätt och har både god social kompetens och kommunikativ förmåga. Samarbete är naturligt för dig, och du trivs med att bidra i ett team. Du har en helhetssyn och förstår hur dina beslut påverkar hela verksamheten, vilket gör att du kan arbeta både strategiskt och långsiktigt. Du är också serviceinriktad och bekväm med att hantera svårare samtal med hyresgäster, där du bibehåller ett gott bemötande även i utmanande situationer.

Eftersom våra hyresgäster kommer från hela världen är det viktigt att du delar Malmö stads värdegrund. Våra arbetsplatser ska präglas av jämställdhet och mångfald, med respekt för varje individ och med fokus på jämlikhet, jämställdhet och alla människors lika värde. Respekt för människor, oavsett kultur och religion, är en självklarhet.

Om arbetsplatsen
Lägenhetsenheten tillhör avdelningen Boende, Tillsyn och Service och arbetar med lägenhets- och boendefrågor. 

Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar 2500 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: 2025-01-13

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Välkommen med din ansökan!