Assistent/sekreterare till kommunalrådsavdelningen

Ref: 20210365

Arbetsuppgifter
Som administrativ assistent stödjer du kommunalråden och i förekommande fall även kommunstyrelsens ordförande. 

I arbetsuppgifterna ingår kalenderadministration, möteskoordinering samt hantering och strukturering av dokumentation och mail. Vidare ska du förbereda, planera och organisera möten med dagordning, kallelse, protokoll, lokalbokning m.m. En central del av uppdraget är postlistning av inkommande mail. 

I uppdraget ingår även sedvanliga administrativa arbetsuppgifter såsom hantering av leverantörsfakturor, beställning, boka resor, möten och konferenser. Vid frånvaro av ordinarie assistent går du in som administrativ assistent till kommunstyrelsen ordförande

Kvalifikationer
Vi söker dig som är erfaren assistent/administratör, gärna från en politiskt styrd organisation, med stort fokus på service och kundtillfredsställelse. Du drivs av att arbeta med människor och sätter höga krav på kvalitet för det arbete du bedriver. 

Du har en gymnasieexamen men vi ser gärna att du har någon form av tilläggskompetens eller utbildning inom området. Särskilt meriterande är om du tidigare har arbetat som chefssekreterare/assistent och har erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering.

För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerar med god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter under arbetstoppar. Du kan såväl arbeta självständigt som att samarbeta tillsammans med andra. Du är trygg i dig själv och du har en moralisk kompass som ger dig hög integritet. Du ser nyttan i det du gör och är proaktiv i ditt arbetssätt och ser lösningar istället för problem.

Du är van användare av office 365 med ett grundläggande IT-intresse. Det är även meriterande om du är van att hantera olika kontaktytor med media och medborgare.

Om arbetsplatsen
Tjänsten är placerad på Demokrati- och valsektionen, vilken är en del av stadskontorets kanslienhet. Kanslienheten är kommunstyrelsens, kommunfullmäktiges, representationskommitteens och kommunalrådets administrativa stöd vad gäller kallelser, protokoll, diarieföring, arkiv mm. Inom Demokrati- och valsektionen finns ett valkansli och en kommunalrådsexpedition som stöd till kommunlaråden, kommunfullmäktiges- och kommunstyrelsens ordförande.

Stadskontoret har, som kommunstyrelsens förvaltning, en samordnande roll i förhållande till övriga förvaltningar inom Malmö stad. Stadskontorets centrala uppgiftsområde är policy-, strategi-, och utvecklingsfrågor samt uppföljning/utvärdering.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.