Avdelningsadministratör

Förvaltningen har det samlade ansvaret för exploatering och för större och komplexa investeringsprojekt i Göteborgs Stad. Förvaltningen har en central roll i stadens tillväxt, utveckling och som markägare skapar vi förutsättningar för framtidens boende och näringsliv. På förvaltningen arbetar cirka 350 personer.

Göteborg befinner sig i den mest omfattande utvecklingen i modern tid. Göteborgs Stad har sedan årsskiftet 22/23 en ny organisation för stadsutveckling. Syftet med förändringen är att skapa en mer sammanhållen stadsutvecklingsprocess, i såväl planering, genomförande som förvaltning av staden. Förändringen ska bidra till ökad effektivitet och transparens i arbetet med stadsutveckling för boende, besökare och näringsliv.

Göteborgs Stad arbetar utifrån demokratins värdegrund. Den avspeglar sig i stadens fyra gemensamma förhållningssätt; Vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för, Vi bryr oss, Vi arbetar tillsammans och Vi tänker nytt.

ARBETSUPPGIFTER
Ärendehanteringsenheten är en av fem enheter inom avdelningen Utveckling och styrning och arbetar med att tillhandahålla stöd till hela Exploateringsförvaltningen.

Enheten har uppdrag att styra, stödja och utveckla ärendeprocess och informationsförvaltning. Enheten ansvarar för att styra informationsflöde för att säkerställa en trygg och långsiktig informationsförsörjning.

I enhetens uppdrag ligger även att administrera och kvalitetssäkra myndighetens ärende- och nämndprocess i syfte att säkerställa att nämndbeslut bereds och fattas på ett till formen korrekt, rättssäkert och språkligt lättillgängligt sätt. Enheten ger även administrativt stöd till direktör och förvaltningsledning.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att vara hela avdelningens administrativa stöd i vårt personalhanteringssystem Personec samt att hantera fakturor och göra beställningar och inköp i vårt ekonomisystem Proceedo samt att vara allmänt behjälplig. Vidare ingår det allmänna administrativa arbetsuppgifter inom den egna enheten för Ärendehantering med särskilt fokus på arbetsuppgifter kopplat till arkiv, men också arbetsuppgifter som posthantering, att registrera handlingar och administrera ärenden till nämnden.

Enheten bidrar också till att höja kompetensen inom enhetens ansvarsområden via olika utbildningsinsatser i organisationen, samt att bidra till att utveckla arbetssätt och metoder på förvaltningen.

Då såväl befattningen som enheten är ny kan arbetsuppgifterna komma att variera över tid.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst en administrativ utbildning på gymnasienivå och har erfarenhet av tidigare administrativt arbete. Det är meriterande om du har en eftergymnasial utbildning inom administration, arkivvetenskap, offentlig förvaltning eller liknande.

För att lyckas i uppdraget behöver du vara en god kommunikatör både i tal- och skrift på svenska samt ha goda IT-kunskaper och lätt att ta till dig nya IT-verktyg. Det är meriterande om du tidigare har arbetat med administrativa uppgifter så som inköp och/eller personaladministration inom offentlig verksamhet, gärna erfarenhet av att arbeta i datasystem som till exempel Personec och Proceedo.

Du som söker trivs med att arbeta både själv och tillsammans med andra för att utföra uppgifter och du tar ansvar för dina och de gemensamma arbetsuppgifterna. Du arbetar organiserat och planerar aktiviteter och arbetsuppgifter i god tid. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultat. Genom att vara intresserad och skapa förståelse för andra verkar du för ett respektfullt arbetsklimat. Du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten. Du har ett intresse och förmåga att hjälpa andra och är positiv i ditt bemötande.

Varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Vi erbjuder en arbetsplats i en förvaltning där utveckling står i fokus, både internt hos oss och även i flertalet av de uppdrag vi bedriver i staden. Våra medarbetare har breda och varierande kompetenser. Vår arbetsplats är belägen i centrala Göteborg och vi erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och cykelförmåner. Ett hållbart arbetsliv är viktigt för oss där du ska kunna kombinera ett spännande och givande arbetsliv med ditt privatliv. Vi vill att våra arbetsplatser ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Om rekryteringsprocessen:
För din kännedom arbetar vi med kompetensbaserade rekryteringsprocesser, en metod som innebär att vi fokuserar på kompetens för tjänsten samt personliga egenskaper. Ansökningarna hanterar vi löpande och kan komma att bjuda in till intervjuer innan sista ansökningsdag.