Avdelningsadministratör

Administratör till Avdelningen för internationella organisationer och tematiskt stöd

Svenskt bistånd medverkar till att minska fattigdomen i världen. Sida är en statlig myndighet som genomför av regeringen beslutade samarbetsstrategier för utvecklingssamarbete och humanitärt stöd. Arbetet genomförs i en internationell miljö och det finns möjligheter att påverka och bidra till fattigdomsbekämpningen i världen. Som medarbetare har du många tillfällen till lärande och kan påverka din egen utveckling. Vi erbjuder våra medarbetare ett variationsrikt och självständigt arbete där du får samarbeta med kollegor och partners inom såväl din egna som andra professioner.

Sida och avdelningen för internationella organisationer och tematiskt stöd, INTEM, söker nu en avdelningsadministratör som gillar att vara spindeln i nätet och som trivs med ett stödjande och samordnande arbete i ett tidvis högt tempo med många kontakter. Avdelningsadministratören bidrar också till avdelningens kommunikations- och informationsarbete.

INTEM består av drygt 100 medarbetare fördelade på sex enheter. Avdelningens stab består, utöver avdelningsadministratören, av avdelningschef, biträdande avdelningschef, avdelningscontroller samt en stabshandläggare.

Avdelningens uppdrag innefattar sammanfattningsvis att:
- Genomföra Sidas biståndsverksamhet inom ramen för regeringens strategier
- Ansvara för omvärlds- och resultatanalys samt tematiskt stöd
- Samordna och rapportera Sidas uppdrag rörande multilaterala organisationer och EU
- Utveckla Sidas analys kring inkluderande och hållbar utveckling och fattigdomsbekämpning
- Leda och samordna de tematiska nätverken samt analytikernätverket

Information om Sidas verksamhetsidé hittar du här: https://www.sida.se/Svenska/Om-oss/vart-uppdrag/?epieditmode=true

ARBETSUPPGIFTER
- Ett generellt ansvar för avdelningens administration
- Ett särskilt administrativt stöd till avdelningschef och biträdande avdelningschef, inklusive kalender- och resehantering
- Kontaktperson gentemot generaldirektörens stab, samt administrativ samordning av underlag till Sidas ledning
- Administrera olika möten och konferenser inklusive eventuella avrop från ramavtal
- Skriva protokoll och ansvara för utskick av avdelningsgemensamma underlag
- Praktisk introduktion av nyanställda och hjälp vid avslut av anställning
- Stöd till medarbetare vad gäller ärende- och dokumenthantering samt ansvar för löpande ekonomiadministration och hantering av fakturor kopplat till förvaltningsanslaget.
- Vara avdelningens kontaktperson gentemot IT inklusive hantera IT-beställningar och felanmälningar.
- Uppdatera och kvalitetssäkra avdelningens information på intranätet och i förekommande fall på Sidas hemsida

KVALIFIKATIONSKRAV
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning
- Gymnasiekompetens

Språk
- Mycket goda kunskaper i svenska samt goda kunskaper i engelska

Kompetens och arbetslivserfarenhet
- 3 års erfarenhet av liknande administrativt arbete
- Vilja och förmåga att hjälpa andra och kunna arbeta med olika sorters människor
- Vara proaktiv och kunna lösa problem tillsammans med andra med god kvalitet på ett effektivt och lösningsorienterat sätt
- Förmåga att planera och organisera arbetet på ett effektivt sätt, inklusive att sätta upp och hålla tidsramar samt dokumentera arbetet
- Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem
- Förmåga att vara noggrann och kunna hålla en hög kvalitet på arbetet
- Mycket god IT-vana och förmåga att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system
- Erfarenhet av kommunikationsarbete samt förmåga att förmedla information muntligt och skriftlig på ett tydligt sätt
- Erfarenhet av att skriva protokoll

Meriter
- Erfarenhet av arbete på statlig myndighet
- Erfarenhet av Sida och Sidas system
- Erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal

Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde 2018-09-01 eller enligt överenskommelse.
Lön efter överenskommelse. Provanställning tillämpas.

Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 111/18.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Anna Skoglund, tfn 08-698 40 90 eller Cecilia Scharp, 08-698 51 35.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Ulrika Hessling Sjöström. tfn 08-698 53 74) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 17 augusti 2018.

Sida välkomnar alla sökande.