Avdelningsadministratör- Nivå 3

Bakgrund
Division Nät,  hos vår kund expanderar sin verksamhet, de rekryterar personal och bygger fler stationer och ledningar än någonsin förut. 
De behöver avlasta sina chefer så att de klarar av denna utmaning. Därför vill de rekrytera ett administrativt stöd till dem, som kan vara deras högra hand och underlätta deras vardag. 

Här finns många möjligheter att få en ett varierat och utvecklande uppdrag om du är driven, social, självgående och serviceinriktad. 
Uppdragsbeskrivning
Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar.
Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter. 
Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till vår kund i det löpande arbete som utförs av dem. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av vår kund.
Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:
• Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
• Fakturahantering
• Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar
• Protokollskrivning
• Planering av möten och workshops
• Samordning mellan enheter och avdelningar
Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.
Säkerhetsprövning
Alternativ 1: Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).
Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 8 till 10 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid. Konsultens uppdrag kan inte påbörjas innan denna process har genomförts och klartecken har givits.
Placering
Alternativ 1: Vår kunds kontor i Sundbyberg.
Konsulten kan erbjudas att i viss mån arbeta från eget kontor, förutsättning är att inställelsetiden  i Sundbyberg är max 2 timmar under arbetstid, vardagar. Detta beslutas i samråd med beställaren.
Omfattning
Alternativ 1: Uppdraget uppskattas ha en beläggning på 80-100 % under hela uppdragstiden.
Uppskattad omfattning ska ses som en kvalificerad uppskattning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Vår kund  garanterar på så sätt ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 
 

Skall- och börkrav för uppdraget:
Skallkrav
Utbildning (Vår kund kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):
Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.

Kompetens och Erfarenhet:
Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter, liknande de som anges i nämnda arbetsbeskrivning.
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. Redogör för referensuppdrag som styrker att kravet uppfylls. Se separat refrerensmall.
Minst 3 års erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd åt chefer.
Behärska svenska och engelska i tal och skrift 

Börkrav
Minst 3 års erfarenhet av att arbeta med administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges.
Minst 1 års erfarenhet av att arbetat i ekonomisystemet UBW/Agresso.
 

Annat
Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju. Vår kund förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser.


Låter detta som något för dig? Vänligen kontakta mig, Ola Brunstorp