Avdelningsadministratör på HR-enheten

Länsstyrelsen är en drivande kraft för det hållbara samhället. Vi arbetar tillsammans med myndigheter, kommuner och andra aktörer med fokus på Västra Götalands län och våra 1,7 miljoner invånare.

Vi har ett meningsfullt och hållbart arbete med trevliga och kompetenta kollegor. Hos oss arbetar vi med att få samhällen, människor, djur, natur och kulturvärden att fungera både idag och i framtiden. Många pratar om hållbarhet men vi arbetar med det varje dag. Vill du vara med?



ARBETSUPPGIFTER
Är du en serviceinriktad och strukturerad administratör som gillar att hitta lösningar och se utvecklingsmöjligheter i det dagliga arbetet? Trivs du när du har olika typer av uppgifter och får kommunicera med många olika människor?

Vill du vara med och stärka Länsstyrelsen som arbetsgivare tillsammans med ett härligt gäng med mycket kompetens och arbetsglädje och som värdesätter samarbete? Då har du hittat rätt!

Länsstyrelsens HR-enhet och avdelningen för verksamhetsstöd är en spännande arbetsplats med både utmaningar och möjligheter för dig som tycker om att se organisationer och människor utvecklas. Våra värderingar motiverar oss att pröva nytt och se de mindre lyckade försöken som bra tillfällen till lärande, samtidigt som vi sätter ett stort värde på ett professionellt förhållningssätt. Vi är övertygade om att humor och skratt ökar kreativiteten och ökar distansen till det som upplevs lite svårt.

Om du blir vår nya kollega kommer du ha flera olika uppgifter. Du kommer bland annat sköta uppdraget som avdelningssekreterare för avdelningen för verksamhetsstöd där du stödjer cirka nio chefer och deras medarbetare med inköp och beställningar av till exempel datorer, telefoner, konferenslokaler och ergonomiprodukter. Du kommer även samordna viss administration inom avdelningen runt användarkonton, nya medarbetare, omvärldsbevakning, datorbyten, semester och öppna ärenden i vårt diarieföringssystem. I rollen ingår också att stötta avdelningens enheter med uppdateringar på intranätet. Utöver avdelningssekreteraruppgifterna kommer du även att sköta Länsstyrelsens reception i Göteborg 1-2 dagar i veckan samt administrera några av myndighetens interna utbildningar.

Vi tror att uppgifterna och den här rollen kommer att utvecklas och förändras både löpande och tillfälligt utifrån verksamhetens behov. Du behöver därför gilla att jobba med olika typer av administrativt stöd och vid olika typer av uppdrag till exempel kopplat till förändringar eller kriser. Eftersom tjänsten är placerad på HR-enheten tror vi också att du kommer att arbeta med personaladministration, till exempel i samband med rekryteringar.



KVALIFIKATIONER
Vi ser att du har flera års aktuell erfarenhet av minst 4 av nedan arbetsuppgifter:
• utbildnings- och mötesadministration
• reception
• beställningar
• intranätsinformation
• diarieföring
• chefs- eller ledningsstöd.

Du ska även ha gymnasieutbildning och vara van vid att arbeta med digitala verktyg och arbetssätt. Det är meriterande om du har vidareutbildat dig efter gymnasiet i någon form med koppling till administration eller IT.

Du vill bidra till att stärka Länsstyrelsen som arbetsgivare och myndighet genom ditt intresse och din förmåga att ge professionell service och ett varmt och lugnt bemötande. Du har även stor vilja att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

Du är en person som självständigt tar ansvar för dina arbetsuppgifter och kan driva olika arbetsprocesser vidare. Du planerar, organiserar och prioriterar dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.

Då ditt arbete till stor del går ut på att stötta andra i administration är det av stor vikt att du kan ta egna initiativ för att uppnå önskat resultat. Du är också flexibel och kan anpassa dig efter ändrade omständigheter. Du ser möjligheter med förändringar och är inte rädd för nya arbetsuppgifter.

Vi fäster stor vikt vid den personliga lämpligheten och ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat.

Vi tror på allas lika möjligheter och ett av våra huvuduppdrag är att verka för mångfald och en personalsammansättning på Länsstyrelsen som speglar länets befolkning. Så, sist men inte minst, hoppas vi därför att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald.

Om resor ingår i tjänsten:
Resor kan ingå i tjänsten. Vi arbetar i stor utsträckning digitalt. När vi reser försöker vi att i så stor utsträckning som möjligt använda oss av buss och tåg.





ÖVRIGT
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.