Avdelningsadministratör - Stockholm

Dina arbetsuppgifter
Vi söker en konsult som kan gå in i en spännande roll som avdelningsadministratör till vår kund som arbetar inom energibranschen. Avdelningen har ansvaret för att utveckla och förvalta IT- och beslutsstöd inom kundens strategiska och operativa systemansvar. De ansvarar också för att samla in, förvalta och utveckla data och modeller som används i verksamheten.

Energiomställningen kräver att många delar av den verksamhet som avdelningen stödjer digitaliseras. Detta leder till en betydande tillväxt i avdelningens verksamhet och personal. Därför behövs en konsult för att stödja avdelningens chefer och andra ledare med administrativa och koordinerande uppgifter.

Uppgiften är att kontinuerligt hjälpa chefer och andra ledare i administrativa och koordinerande sysslor. Konsulten skaffar sig en gedigen kunskap om administrativa processer och kan både vägleda andra om vad som behöver göras och bidra praktiskt vid behov. Beroende på behov kan även arbetsuppgifter inom projekt eller IT-förvaltning med administrativ karaktär tillkomma.

Arbetsuppgifter

Här är en omformulering av uppgifterna:

- Assistera avdelningschefen med att planera och samordna möten.
- Närvara på möten, organisera dagordning, agenda, bokningar och dokumentation.
- Ge administrativt stöd åt avdelningen genom att planera och genomföra möten och konferenser (inklusive avdelningsmöten).
- Hjälpa avdelningen med kommunikationsåtgärder genom att vara Intranätsredaktör och skribent för kontinuerlig internkommunikation relaterad till avdelningens verksamhet.
- Assistera vid upphandling och introduktion av konsulter för avdelningen.
- Ge stöd vid rekrytering och introduktion av nya medarbetare.
- Hantera organisationsscheman, personalregister, osv.
- Samla information inför presentations- eller mötesförberedelser.
- Koordinera och sammanställa verksamhetsrapporter.

Omfattning

Uppdraget förväntas vara fullt belagt mellan 80-100 % under hela uppdragstiden. Den angivna omfattningen är en kvalificerad bedömning och det framtida behovet kan variera. Konsulten kommer att tilldelas det angivna projektet/uppdraget, men kan eventuellt också arbeta i andra projekt för kunden, förutsatt att rollen, nivån och arbetsuppgifterna är desamma och inte överstiger en heltidstjänst.

Krav

- Slutförd gymnasieutbildning inom högskoleförberedande program.
- Minst två års dokumenterad erfarenhet av självständigt arbete som administratör med liknande omfattning och svårighetsgrad enligt uppdragsspecifikationen.
- Minst två års erfarenhet av att använda MS Office-program som Excel, Word, Outlook och Powerpoint i arbetslivet.

Meriterande

- Åtminstone ett års praktisk erfarenhet av att jobba med chefer och ledningsgrupper.
- Utbildning eller minst ett års erfarenhet inom intern eller extern kommunikation.

Personliga egenskaper

Följande personliga egenskaper bekräftas genom referenser och eventuell intervju. Kunden förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser (förutom de du själv anger) för att säkerställa att kraven uppfylls:

- Kundorienterad.
- Stark teamspelare.
- Kommunikativ och öppen.
- Noggrann och organiserad.
- Självständig och målinriktad.
- Flytande i både svenska och engelska, både tal och skrift.

En säkerhetsprövning kommer att göras innan uppdragsstart.

Tillträde och ansökan
Startdatum: 11-Aug-2024
Slutdatum: 10-Aug-2025, med möjlighet till 12 månaders förlängning.
Distansarbete: Ja. Konsulten har möjlighet att delvis arbeta hemifrån. Detta bestäms tillsammans med kunden.
Sista ansökningsdagen: 05-Jun-2024
Ort: Sundbyberg
Kontaktperson: +46 790 062 711
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett modernt företag som rekryterar inom flera branscher på den svenska arbetsmarknaden. Vi matchar kandidaters kompetens och kunskap med företagets behov. Sway Sourcing har en företagsledning och personal med lång erfarenhet i rekryteringsbranschen, både som ägare och anställda. Vi har ett stort nätverk inom de branscher vi specialiserat oss inom och kan därför hitta de kandidater som snabbt blir en tillgång för företagen.