Avdelningsadministratör till beställare i Sundbyberg

Här finns många möjligheter att få en ett varierat och utvecklande uppdrag om du är driven, social, självgående och serviceinriktad. Vi söker en avdelningsadministratör till vår beställare, du jobbar som konsult via Prowork hos vår beställare mellan 14/1 2024 till 13/1 2025.
Vår kund behöver avlasta sina chefer så att de klarar av sin vardag. Därför vill vi rekrytera ett administrativt stöd till dem, som kan vara deras högra hand och underlätta deras vardag.
Uppdragsbeskrivning
Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar.
Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.
Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning i det löpande arbete. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av beställaren).
Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:
Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
Fakturahantering
Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar
Protokollskrivning
Planering av möten och workshops
Intern omvärldsbevakning över divisionsgränser
On/Off/Changeboardning
Beställningar av olika slag
Samordning mellan enheter och avdelningar

Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.
Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).
Placering
Beställarens kontor i Sundbyberg.
Konsulten kan erbjudas att i viss mån arbeta från eget kontor, förutsättning är att inställelsetiden till Sundbyberg är max 2 timmar under arbetstid, vardagar. Detta beslutas i samråd med beställaren.
Krav
Utbildning : Eftergymnasial utbildning inom till ekonomi, HR eller administration.
Kompetens och Erfarenhet:
Minst 5 års arbetslivserfarenhet av arbete med administrativa arbetsuppgifter såsom:
Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
Fakturahantering
Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar
Protokollskrivning
Planering av möten och workshops
Intern omvärldsbevakning över divisionsgränser
Hantera nya/ ändra /avsluta medarbetare
Beställningar av olika slag (exempelvis: catering, kontorsmaterial, IT, etc.)
Samordning mellan avdelningar
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet.
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av arbete som administrativt stöd åt chefer.

Mervärdeskrav
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal
Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso.


Personliga egenskaper
Serviceinriktad
God samarbetsförmåga och initiativförmåga
Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
Arbetar självständigt och målinriktat
Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
Förmåga att arbeta i grupp
Effektiv och noggrann
Bekväm med att variera mellan givna arbetsuppgifter och att identifiera insatser på egen hand
Behärska svenska och engelska i tal och skrift

Välkommen med din ansökan!