Avdelningsadministratör till Energiteknik, Chalmers

Är du en driven och serviceinriktad administratör som söker ett nytt spännande och kvalificerat uppdrag? Gillar du utveckling, utmaning och att ha många processer på gång samtidigt som du har tålamodet och förmågan att hantera rutinartade uppgifter? Vi söker dig som vill vara med och bidra till Chalmers vision – Ett globalt framstående tekniskt universitet för en bättre värld. Låter det intressant? Välkommen med din ansökan!

Information om institutionen och avdelningen
Institutionen för Rymd-, geo- och miljövetenskap består av fem forskningsavdelningar och två infrastrukturer (Onsala Rymdobservatorium och Chalmers kraftcentral). Institutionen bedriver framstående forskning med samhällsrelevans inom bland annat globala utmaningar relaterade till hållbarhet, klimat och energiförsörjning, samt astronomi och rymdvetenskap. Institutionen har ca 250 anställda varav många med internationell bakgrund.

Som administratör blir du en del av institutionens verksamhetsstöd som består av 13 medarbete som ger kvalificerat stöd inom bl.a. ekonomi, HR, utbildningsadministration och inköp. Vår avdelning präglas av gott samarbete, serviceanda, prestigelös kompetens och bra arbetsmiljö. Vi verkar i en internationell och stimulerande forsknings- och utbildningsmiljö där vårt bidrag är viktigt för att nå Chalmers mål mot hållbar utveckling och en bättre värld. Vi har ett stort engagemang i och stolthet över institutionens verksamhet. Vi söker nu en administratör inför kommande pensionering.

Beskrivning av tjänsten
Vi söker en kvalificerad administratör till en av institutionens forskningsavdelningar, Energiteknik. Energiteknik är en avdelning med ca 70 anställda och ca 30-40 studenter. Du kan läsa mer om avdelningen här: https://www.chalmers.se/institutioner/see/forskning/energiteknik/

Fokus ligger på att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelnings- och enhetschefer, samt till avdelningens forskare, doktorander och de studenter som läser projektkurser och genomför examensarbeten på Energiteknik. Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter, utvecklingsarbete inom ditt område till akuta frågor som måste lösas här och nu. Arbetet erbjuder en stor variation av arbetsuppgifter, exempelvis:

- Personaladministration, t.ex. att upprätta och handlägga anställningsavtal

- Stötta och bistå nyanställda och gäster på avdelningen, t.ex. med introduktion till gemensamma rutiner, tillträde till lokaler och digitala system

- Handlägga beslut, bevaka processen och ordna med arrangemang i samband med licentiatseminarium och disputationer

- Inköp av möbler, kontorsmateriel, kaffe mm.

- Ansvar för administration av konferenser och möten, även protokollskrivning kan ingå

- Bokning av resor och hotell för framförallt externa gäster

- Enklare ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar, kontering av fakturor och inventering

- Felanmälan av lokaler och fördela arbetsplatser m.m.

- Diarieföring/arkivering

Du arbetar självständigt och har många kontaktytor som kräver ett serviceinriktat, drivande och kvalitetsmedvetet sätt med tydlig utgångspunkt i verksamhetens behov. Arbetsuppgifterna kan komma att variera efter behov.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå och flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig förvaltning. Meriterande är erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom universitet och/eller högskola. Att du kommunicerar väl på både engelska och svenska är en nödvändighet då vi verkar i en internationell miljö.

Vi arbetar i många olika system vilket förutsätter att du har god it-vana och både intresse och lätt för att lära dig nya system och program. Du är en van användare av Officepaketet och det är meriterande om du har erfarenhet av t.ex. Primula, Proceedo, 360 och LADOK eller motsvarande.

Som person är du serviceinriktad, kan arbeta självständigt och har ett driv och en förmåga att ta egna initiativ för att hitta lösningar att utveckla och effektivisera det administrativa arbetet. Du är effektiv, noggrann och pålitlig i ditt arbete. Du har ett strukturerat arbetssätt med god förmåga att planera ditt arbete och att prioritera. Det är viktigt att du klarar av att hantera en komplex miljö där många olika aktiviteter pågår parallellt, och har förmåga att klara toppar av hög arbetsbelastning. Du är lyhörd för verksamhetens behov och för att trivas i rollen behöver du ha ett genuint intresse för andra människor, tycka om att samarbeta med andra, samt prioritera och värdesätta det personliga mötet som utgångspunkt i det dagliga arbetet.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. För rätt person väntar ett utmanande och spännande uppdrag tillsammans med härliga kollegor.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid som inleds med 6 månaders provanställning.


Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Klicka här för att komma till ansökingsningssidan där du också hittar instruktioner för de ansökningshandlingar som du ska skicka in. 

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***