Avdelningsadministratör till Svenska Kraftnät!

Uppdragsbeskrivning
Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar. Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät)

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår bl.a. att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:

- Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet

- Fakturahantering

- Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar

- Protokollskrivning

- Planering av möten och workshops

- Intern omvärldsbevakning över divisionsgränser

- On/Off/Changeboardning

- Beställningar av olika slag

- Samordning mellan enheter och avdelningar

Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.

Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning av konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 8 till 10 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid.

Omfattning
Uppdraget uppskattas ha en beläggning på 80-100 % under hela uppdragstiden. Den angivna omfattningen ska ses som en kvalificerad uppskattning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Svenska kraftnät garanterar på så sätt ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår.

Konsulten avropas till angivet projekt/uppdrag men kan i samråd med beställaren komma att arbeta i andra projekt/uppdrag för Svenska kraftnät så länge rollen, nivån och arbetsuppgifterna är desamma och ej överstiger 100% av en heltidstjänst. Beställaren tar ansvar för att resursens säkerhetsklassning överensstämmer med det arbete som utförs.



Obligatoriska krav:
Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):

- Eftergymnasial utbildning inom till ekonomi, HR eller administration.
Kompetens och Erfarenhet:
Minst 5 års arbetslivserfarenhet av arbete med administrativa arbetsuppgifter såsom:
- Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
- Fakturahantering
- Mötes- och konferensbokningar samt resebokningar
- Protokollskrivning
- Planering av möten och workshops
- Intern omvärldsbevakning över divisionsgränser
- Hantera nya/ ändra /avsluta medarbetare
- Beställningar av olika slag (exempelvis: catering, kontorsmaterial, IT, etc.)
- Samordning mellan avdelningar

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook.

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet.

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av arbete som administrativt stöd åt chefer.
Mervärdeskrav

-
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges

- Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso.

Övrigt:
Uppdragsperiod: 14-jan-2024 - 13-jan-2025
Heltid: 40h/ veckan
Villkor för option/uppdragsförlängning (antal månader):: 1+1 år
Möjlighet till distansarbete:: Ja
Placering: Sundbyberg

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Corazon Wiksell på 0705869311