Avdelningsadministratör till Svenska Kraftnät

Svenska kraftnät är den myndighet som ansvarar för att elöverföringssystemet är säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt - i dag och i framtiden. Svenska kraftnät är en myndighet som drivs i form av ett statligt affärsverk. Svenska kraftnät har drygt 900 medarbetare, de flesta arbetar på huvudkontoret i Sundbyberg, har även kontor i Sundsvall och Sollefteå.

Om tjänsten

Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar.

Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät)

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:

- Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
- Fakturahantering
- Mötes- och konferensbokningar
- Protokollskrivning
- Planering av möten och workshops
- Samordning mellan enheter och avdelningar


Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.

Säkerhetsprövning

Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 10 till 12 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid. Konsultens uppdrag kan inte påbörjas innan denna process har genomförts och klartecken har givits.

Placering

Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg.

Konsulten kan erbjudas att cirka 1-2 dagar arbeta från eget kontor, under förutsättning att inställelsetiden till Svenska kraftnäts kontor är max 2 timmar under arbetstid, vardagar. Detta beslutas i samråd med beställaren.

Omfattning

Uppdraget uppskattas ha en beläggning på 80-100 % under hela uppdragstiden.

Den angivna omfattningen ska ses som en kvalificerad uppskattning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Svenska kraftnät garanterar på så sätt ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår.

Konsulten avropas till angivet projekt/uppdrag men kan i samråd med beställaren komma att arbeta i andra projekt/uppdrag för Svenska kraftnät så länge rollen, nivån och arbetsuppgifterna är desamma och ej överstiger 100% av en heltidstjänst. Beställaren tar ansvar för att resursens säkerhetsklassning överensstämmer med det arbete som utförs.

Skall- och börkrav för uppdraget i punktform:

Skallkrav

Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):

- Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.

Kompetens och Erfarenhet:

- Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter, liknande de som anges i nämnda arbetsbeskrivning.
- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word , Powerpoint och Outlook.
- Minst 1 års erfarenhet av att arbeta i UBW/Agresso.
- Minst 2 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. Redogör för referensuppdrag som styrker att kravet uppfylls.
- Behärska svenska och engelska i tal och skrift.


Börkrav

- Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges
- Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd åt chefer.


Arbetsschema

Villkor för option/uppdragsförlängning (antal månader/år): 1+1 år

Möjlighet till distansarbete:: Ja

Uppdragsperiod: 30-sep-2022 - 30-aug-2024

Arbetstimmar per vecka:40,00

Placeringsort: Sundbyberg