Avdelningsadministratör -Vikariat

Varje dag under hela året spelar exploateringsförvaltningen en central roll i Göteborgs tillväxt och utveckling i nya bostadsområden, väg- och spårvägssträckor, broar, tunnlar, samtidigt som vi skapar förutsättningar för framtidens boende och näringsliv i egenskap av markägare. Förvaltningen arbetar också med att anskaffa och förvalta bostäder till hushåll som själva har svårt att ordna ett eget boende, samtidigt som vi arbetar aktivt med att få hemlösheten i Göteborg att upphöra till 2028.

Exploateringsförvaltningen är en del av de stadsutvecklingsförvaltningarna som finns i Göteborg Stad. Gemensamt arbetar vi med att skapa förutsättningar för en fungerande infrastruktur, bostäder och lokaler med kvalitet, en inbjudande offentlig miljö och verkar för att staden blir hållbar ur alla perspektiv.

Besök gärna https://goteborg.se/wps/myportal/start/jobba-i-goteborgs-stad/vara-verksamheter/jobba-pa-eploateringsforvaltningen eller följ oss på Linkedin https://www.linkedin.com/company/exploateringsforvaltningen-goteborgs-stad/

ARBETSUPPGIFTER
Ärendehanteringsenheten är en av fem enheter inom avdelningen Utveckling och styrning och arbetar med att tillhandahålla stöd till hela Exploateringsförvaltningen.

Enheten har uppdrag att styra, stödja och utveckla ärendeprocess och informationsförvaltning. Enheten ansvarar för att styra informationsflöde för att säkerställa en trygg och långsiktig informationsförsörjning.

I enhetens uppdrag ligger även att administrera och kvalitetssäkra myndighetens ärende- och nämndprocess i syfte att säkerställa att nämndbeslut bereds och fattas på ett till formen korrekt, rättssäkert och språkligt lättillgängligt sätt. Enheten bidrar också till att höja kompetensen inom enhetens ansvarsområden via olika utbildningsinsatser i organisationen, samt att bidra till att utveckla arbetssätt och metoder på förvaltningen.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att vara hela avdelningens administrativa stöd i vårt personalhanteringssystem Personec samt att hantera fakturor och göra beställningar och inköp i vårt ekonomisystem Proceedo samt att vara allmänt behjälplig inom avdelningen. Vidare ingår det arbetsuppgifter inom den egna enheten för Ärendehantering med särskilt fokus och samarbete med enhetens arkivarier och ärendecontrollers utifrån arbetsuppgifter kopplat till arkiv- och avtalshantering, registrering och kvalitetssäkring av handlingar samt posthantering.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom administration, arkivvetenskap, offentlig förvaltning eller liknande. Du ska även ha erfarenhet av tidigare administrativt arbete.

För att lyckas i uppdraget behöver du vara en god kommunikatör både i tal- och skrift på svenska samt ha goda IT-kunskaper och lätt att ta till dig nya IT-verktyg. Det är meriterande om du tidigare har arbetat med administrativa uppgifter så som inköp och/eller personaladministration inom offentlig verksamhet, gärna erfarenhet av att arbeta i datasystem som till exempel Personec, Proceedo och Ciceron.

Du som söker trivs med att arbeta både själv och tillsammans med andra för att utföra uppgifter och du tar ansvar för dina och de gemensamma arbetsuppgifterna. Du arbetar organiserat och planerar aktiviteter och arbetsuppgifter i god tid. Du ser till att arbetet slutförs och följer upp resultat. Genom att vara intresserad och skapa förståelse för andra verkar du för ett respektfullt arbetsklimat. Du förstår det gemensamma uppdraget, agerar utifrån det och bidrar till helheten. Du har ett intresse och förmåga att hjälpa andra och är positiv i ditt bemötande.

Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vi planerar att genomföra intervjuer den 19/8 och 20/8 i denna process. Vi kommer att kontakta kandidater som vi vill träffa i slutet av vecka 33. Därför kan det vara bra att redan nu boka in dessa tider i kalendern, då vi har svårt att få till andra datum för intervjuer. Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id/personbevis utfärdat av Skatteverket och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Vi vill att exploateringsförvaltningen ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen, uppfylla kraven i GDPR samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller brev.

Vi undanber oss vänligt men bestämt direktkontakt med bemannings-, kandidatsöknings- och rekryteringsföretag samt försäljning av ytterligare annonser.