Avdelningsadministratör/Personalhandläggare

Länsstyrelsen är regeringens företrädare i regionen och samordnare för det regionala utvecklingsarbetet. Vi arbetar med frågor som rör miljö, natur, arbetsmarknad, kompetensförsörjning, näringsliv, social utveckling, djurskydd, beredskap, jämställdhet, integration, infrastruktur och bostäder.

Med bred kompetens och helhetssyn arbetar vi för en långsiktigt hållbar utveckling i Stockholms län – där ekonomisk utveckling, miljö och social välfärd förenas. Bredden i vårt uppdrag ger våra 450 medarbetare intressanta och varierande arbetsuppgifter, goda möjligheter att utvecklas samt möjligheten att bidra till en god samhällsutveckling.

Ansvar, respekt, balans och engagemang vägleder oss i arbetet och beskriver vårt förhållningssätt till varandra, medborgarna och andra intressenter.

Arbetsuppgifter
Avdelningen för verksamhetsstöd söker en medarbetare med inriktning på administrativt stöd till avdelningens chefer och internkonsulter. Du kommer att ha din organisatoriska placering vid enheten för personalfrågor och till ungefär halva din arbetstid fungera som administratör för hela avdelningen. I avdelningen ingår fyra enheter (enheterna för kommunikation, ekonomi och upphandling, personalfrågor samt verksamhetsutveckling och service).

I arbetet ingår att vara stödresurs för avdelningens chefer med förekommande administrativa uppgifter, bland annat att skriva minnesanteckningar, göra bokningar och beställningar, administrera möten, granska fakturor, ta fram underlag och statistik, framställa presentationsmaterial, vara webbredaktör, samordna våra interna it-boknings rutiner, hantera post, diarieföra samt att vara back-up till konferensanläggning, reception och kontaktcenter, mm.

Inom personalområdet kommer du att arbeta tillsammans enhetens övriga medarbetare och vara back-up för en personalhandläggare. Uppgifterna är bland annat all förekommande administration inom rekrytering där även mer kvalificerade delar av rekryteringsoprocessen kan bli aktuella, utbildningsadministration, framtagande av statistik, rapporter, uppföljnings- och löneförhandlingsunderlag, hantera post, att diarieföra och arkivera avdelningens ärenden samt att vara kontaktperson mot Länsstyrelsernas samlade löneservice, mot SPV och andra samarbetspartners.

Du kommer att tillsammans med vår personalhandläggare samordna myndighetens personalrapportörer.

Kvalifikationer

Du ska ha;


• utbildning på gymnasienivå med påbyggnad inom något av områdena administration/HR/uppföljning/statistik
• flerårig erfarenhet av administrativt arbete och flertalet av de uppgifter vi beskriver ovan där erfarenhet från antingen konferens, reception och/eller kontaktcenter värderas särskilt
• mycket goda kunskaper i Microsoft Office 2010
• kunskap om/erfarenhet av att arbeta i merparten av våra stödsystem Agresso, Platina, Löneanalys, Reach Me, SharePoint för intranät och webb samt har förståelse och erfarenhet av att använda sociala medier
• god vana av att uttyrcka dig i tal och skrift

Personliga egenskaper


• du är samarbetsorienterad och har ett flexibelt och prestigelöst förhållningssätt till både uppgifternas art och till dem du stödjer
• du har hög servicekänsla samtidigt som du har prioriterings- och organisationsförmåga
• vana av att arbeta proaktivt och se vad som behöver göras
• förmåga att hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och prioritera vid behov
• du har hög integritet
• du är noggrann och strukturerad
• intresserad av att arbeta med att ta ut statistik, rapporter och andra underlag

Det är meriterande om du har;


• grundläggande kunskap i offentliga arbetsgivares arbetsrättsliga lag- och avtalsområden och förvaltningsrättens offentlighets- och sekretessregler

Länsstyrelsen värdesätter språkkunskaper och erfarenheter av olika kulturer. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Anställningsvillkor
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Tillträde:Enligt överenskommelse
Diarienummer: 17834-2015
Sista ansökningsdag: 2015-06-10

Ansökningsförfarande
Ansökan görs via rekryteringsystemet ReachMee. Ansök genom att klicka på knappen Ansök längst ner på sidan. Intervjuer sker på Länsstyrelsen Stockholm den 17/6, 22/6 och 24/6.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringsstöd i samband med denna annons.