Avdelningsassistent med driv för verksamhetsutveckling

Till vårt kontor på Södermalm i Stockholm söker vi nu en avdelningsassistent till IT-avdelningen med placering i gruppen IT-verksamhetsutveckling.

IT-avdelningen består av cirka 350 medarbetare fördelat på ett antal enheter och grupper. Utöver det organiserar vi oss i s.k agila tåg för att tvärfunktionellt kunna bedriva ett bra arbete och utvecklingsarbete. Grupperingen IT-verksamhetsutveckling har fokus på ledningsstöd, internkommunikation och kulturområdet. Vi befinner oss i ett intressant utvecklingsskede där vi nyligen omorganiserat oss och sedan en tid genomgått en agil transformation i vårt arbetssätt, det finns således mycket att ta tag i och arbeta med för vår gruppering.

Är du vår nya kollega som vill stötta avdelningens chefer och medarbetare i det löpande arbetet och utveckla och utvecklas tillsammans med oss i gruppen IT-verksamhetsutveckling?

Det här är ett arbete för dig som trivs i en variationsrik och stöttande roll där du arbetar både självständigt och i nära samspel med dina kollegor. Du brinner för att skapa en god organisationskultur och förstår vikten av inkludering och jämställdhet. Ditt arbete innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Du kommer att fördela din tid mellan att vara avdelningsassistent med ansvar för fakturering, diarieföring, rese- och konferensplanering samt interna rutiner och att delta i ett varierat arbete av olika utvecklande initiativ.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

- Ansvara för fakturahantering i Proceedo, diarieföring i diariesystemet W3D3, ansvara för och förfina interna rutiner vad gäller exempelvis remisshantering, semesterplanering, avtalshantering.
- Ge användarstöd till medarbetare och chefer i stödsystem för fakturor och diarieföring, samt vara behjälplig med publicering till avdelningens information på intranätet.
- Bevaka och hantera den avdelningsgemensamma funktionsbrevlådan, vilket också kan komma att inkludera att arbetsleda uppdrag samt sammanställa underlag
- Planera, boka och administrera resor och möten/konferenser

Som avdelningsassistent ingår du också i ett nätverk med myndighetens övriga avdelningsassistenter och utgör även backup till myndighetens GD-assistent.

Erfarenhet och utbildning
Vi söker dig som har:

- Gymnasiekompetens, gärna med kompletterande högskoleutbildning inom relevant område
- Några års erfarenhet av assistentarbete i likhet med det som beskrivs för befattningen, gärna inom statsförvaltningen
- Erfarenhet av att arbeta i nära samarbete med chefer och ledningsgrupper
- God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift i såväl svenska som engelska
- Goda kunskaper och praktisk erfarenhet av hela Officepaketet och generellt god datorvana.

Dina egenskaper
Du är självgående och driven samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Du tar tag i saker, har en känsla för vad som behöver göras, arbetar strukturerat och ligger ofta steget före. Då befattningen innebär många kontakter lägger vi stor vikt vid social och kommunikativ kompetens samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För att trivas och lyckas i rollen krävs att du är prestigelös, flexibel och har integritet, såväl som en hög serviceanda.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrig information
Befattningen är en tillsvidareanställning med placering i Stockholm och tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi erbjuder hybrid arbetssätt och arbetsplats med möjlighet till distansarbete hemma och på kontoret utifrån en överenskommelse med arbetsgivaren. Vi tillämpar provanställning om 6 månader.

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning innefattande säkerhetsprövningssamtal, registerkontroll och särskild personutredning görs då för slutkandidaten. För vissa tjänster ställs krav på svenskt medborgarskap.

Vi arbetar löpande med urvalet. Arbetspsykologiska test kan komma att användas i urvalsprocessen.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

#VårtJobbBerörAlla

För mer information

Kontakta rekryterande chef Johan Blåsjö, johan.blasjo@pensionsmyndigheten.se

Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.