Avdelningsassistent, Stockholm

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 380 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 900 000 fondbyten och skickar ut 7,8 miljoner orange kuvert. Vi är cirka 1600 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Till vårt kontor på Södermalm i Stockholm söker vi nu en avdelningsassistent med placering på avdelningens kanslifunktion. Vi befinner oss i ett intressant utvecklingsskede där vi nyligen fört samman myndighetens tidigare ledningsstab och administrativa avdelning, samt nu utökar den nya avdelningens ansvarsområde ytterligare.

Avdelningen består av cirka 90 medarbetare fördelat på ett antal enheter med ansvar för stöd till generaldirektören, styrelsen och verksamheten i frågor som rör myndighetens ledning, styrning, uppföljning, ekonomi, personal, internationellt samarbete, säkerhet, arkiv och dokumenthantering, inköp, lokalförsörjning, hållbarhet, risk och kvalité. Samordning av myndighetens strategiska utveckling och portföljhantering kommer även att ingå enligt ett beslut helt nyligen.

Är du vår nya kollega som vill utveckla och utvecklas tillsammans med oss i vår möjliggörande, viktiga och mångfacetterade verksamhet?


Det här är ett arbete för dig som trivs i en variationsrik och utvecklingsorienterad roll där du arbetar både självständigt och i nära samspel med dina kollegor. Ditt arbete innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Du kommer att fördela din tid till att vara assistent till avdelningschefen och avdelningsledningen, samt till avdelningens övriga gemensamma administrativa göromål inom ramen för kanslifunktionen. Kanslifunktionen ansvarar för ett antal myndighets- och avdelningsövergripande frågor.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:
- Bevaka och hantera den avdelningsgemensamma funktionsbrevlådan, vilket också kan komma att inkludera att arbetsleda uppdrag samt sammanställa underlag
- Administrera möten för avdelningsledningen med tillhörande bokningar, agendor, protokoll inklusive stöd vid planering och genomförande av digitala möten
- Planera, boka och administrera resor och konferenser
- Ge användarstöd i stödsystem för fakturor och diarieföring, samt vara behjälplig med publicering till avdelningens information på intranätet

Som assistent till avdelningschefen ingår du också i ett nätverk med myndighetens övriga avdelningsassistenter och utgör även backup till myndighetens GD-assistent, som tillika blir din backup.
Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig som har:
- Gymnasiekompetens, gärna med kompletterande högskoleutbildning inom relevant område
- Flera års erfarenhet av assistentarbete i likhet med det som beskrivs för befattningen, gärna inom statsförvaltningen
- Erfarenhet av att arbeta i nära samarbete med chefer och ledningsgrupper
- God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift i såväl svenska som engelska
- Goda kunskaper och praktisk erfarenhet av hela Officepaketet

Egenskaper:
Du är självgående och driven samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Du tar tag i saker, har en känsla för vad som behöver göras, arbetar strukturerat och ligger ofta steget före. Då befattningen innebär många kontakter lägger vi stor vikt vid social och kommunikativ kompetens samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För att trivas och lyckas i rollen krävs att du är prestigelös, flexibel och har integritet, så väl som en mycket hög serviceanda.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrigt:
Befattningen är en tillsvidareanställning med placering i Stockholm och tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar provanställning om 6 månader.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan anställning.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Vi arbetar löpande med urvalet. Arbetspsykologiska test kan komma att användas i urvalsprocessen.

För mer information:
För mer information om tjänsten och rekryteringsprocessen kontakta biträdande avdelningschef tillika chef för avdelningens kansli, Henrik Engström, telefon 010 - 454 22 70 alternativ e-post henrik.engstrom@pensionsmyndigheten.se

Fackliga representanter:
SACO: Ida Sundelin, tel: 010-454 35 66
ST: Ann-Christine Jonsson, tel. 010-454 28 54.

Välkommen med din ansökan snarast, dock senast 22 augusti 2021

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekyteringssajter och liknande.